Schvalování nabídek

Kalkulaci je možné schválit automaticky, manuálně anebo odeslat na schválení z karty kalkulace/smlouvy pomocí tlačítka „Schválit nabídku“ (Vytvořit/Schválit nabídku). Tlačítko je zobrazen pouze pokud je v OneCore Setup nastaven příznak Povinné schválení nabídky (Mandatory Quote Approval=Y).

Schválení nabídky se kontroluje při přechodu kalkulace do smlouvy (popis viz speciální kapitola).

Nastavění schvalování je popsán zde Schvalovací proces - Nastavení

Automatické schválení nabídky

Automaticky může být nabídka schválená v následujících případech:

• Vyhovuje kritériím definovaným v tabulce Definice kritérií schvalování nabídky

  • Po potvrzení tlačítka Schválit nabídku systém:

    • Vytvoří záznam v Historii schvalování, kde:

      • Stav schválení = Schváleno

      • Automatické schválení = Ano

      • Datum a čas schválení = systémové datum

      • ID Schvalovatele = ID přihlášeného uživatele

    • Zobrazí hlášku “Nabídka byla automaticky schválena. Přejete si otevřít kartu schvalování nabídky?” Pokud uživatel potvrdí Ano, systém otevře kartu s příslušným záznamem

• Vyhovuje Rámec zákazníka

  • Popsáno kapitole Proces chválení nabídky

• Odesílatel je členem skupiny schvalovatelů dle odpovídajícího workflow

  • V případě, že parametry nabídky nevyhovují definici kritérií pro automatické schválení, pole Číslo rámce zákazníka je prázdné, zákazník není členem skupiny a uživatel, který žádá o schválení nabídky (funkce Vytvořit požadavek z Karty schválení) je členem skupiny schvalovatelů vybraného workfow a není potřeba vícestupňového schválení (Pořadové číslo v skupině uživatelů workflow u všech uživatelů = 1), systém nabídku automaticky schválí, tzn.:

    • Stav schválení = Schváleno

    • Automatické schválení = Ne

    • Datum a čas schválení = systémové datum

    • ID Schvalovatele = ID přihlášeného uživatele

    • Stav položky schvalování = Schváleno

Proces schválení nabídky (Approval Process)

Po potvrzení tlačítka Schválit nabídku systém provádí následující kroky:

• Kontroluje, zda je na hlavičce smlouvy o financování vyplněné pole “Číslo zákazníka”. Pokud:

  • Ne

    • zobrazí hlášku “Číslo zákazníka musí být vyplněno“. Po potvrzení OK, systém proces ukončí

      

  • Ano

    • pokračuje dál na další kontrolu

• Vytvoří záznam v tabulce Approval History dle popisu v jednotlivých polí v tabulce (kapitola viz Historie schvalování)

• Kontroluje, zda je zákazník členem skupiny – pole Člen skupiny v tabulkce Historie schvalování:

  • Pokud:

    • Ne

      • Pokračuje dál na kontrolu limitu

    • Ano

      • Zobrazí hlášku “Zákaznik je členem skupiny firem, schválení proveďte manuálně.”

    • Po potvrzení OK, systém uzavře hlášku a proces schválení ukončí.

    • Manuální schválení popsané v kapitole Manuální schválení pro člena skupiny firem

• Kontroluje, zda je na hlavičce smlouvy o financování vyplněné pole “Číslo rámce zákazníka”.  Pokud:

  • Nevyplněno

    • Pokračuje na další kontrolu - tabulka “Definice kritérií schvování nabídky”

  • Vyplněno

    • Aktualizuje rámec funkcí Aktualizace rámce a zkontroluje zbývající částku rámce (podle způsobu čerpání):

      • Do rámce zahrne danou nabídku bez ohledu na nastavení detailního stavu nabídky (Čerpání rámce a Rezervace čerpání rámce) tak, jako kdyby bylo nastavené Rezervace čerpání rámce = Ano

        • Pro Způsob čerpání rámce = Financovaná hodnota použije hodnotu z pole Financovaná hodnota ze záznamu z Historie schvalování

        • Pro Způsob čerpání rámce = Zůstatková hodnota použije hodnotu z pole Zůstatková hodnota ze záznamu z Historie schvalování

        • Pro Způsob čerpání rámce = Aktuální obligo zkontroluje, zda existuje záznam k dané smlouvě. V případě, že neexistuje, systém spustí Aktualizaci obliga pro daného zákazníka. Do limitu rámce pak započítá obligo smlouvy vynásobené číslem v poli Počet smluv v Historii schvalování  

      • Následně zjistí, jestli na limitu v nabídce, platí:

        • Zbývající částka rámce (LM) ≥ částce ze schvalované nabídky (dle způsobu čerpání rámce), pokud:

          • Vyhovuje

          • Nabídka je automaticky schválená, tzn. systém nastaví:

          • Stav schválení = Schváleno

          • Automatické schválení = Ano

          • Datum a čas schválení = systémové datum

          • ID Schvalovatele = ID přihlášeného uživatele

          • Zobrazí hlášku “Nabídka byla automaticky schválena. Přejete si otevřít kartu schvalování nabídky? Pokud uživatel potvrdí Ano, systém otevře kartu s příslušným záznamem

          • Nevyhovuje

          • Nastaví hodnoty na záznamu v Approval History:

          • Stav schválení = Zamítnuto

          • Automatické schválení = Ano

          • Datum a čas schválení = systémové datum

          • ID Schvalovatele = ID přihlášeného uživatele

          • Zobrazí hlášku „Kreditní rámec zákazníka nevyhovuje.“ a proces ukončí.

Odeslání žádosti na schválení (Sending an approval request)

V případě, že nabídka nebyla automaticky schválená, systém po potvrzení tlačítka Schválit nabídku vytvoří záznam v Historii schvalování a zobrazí uživateli Detail schválení.

Pro odeslání nabídky na schválení uživatel použije funkci Vytvořit žádost z karty detailu schválení

Tlačítko je dostupné pouze v následujících případech:

• Stav schválení = Nový a zároveň

• Aktivní = Ano

Po potvrzení tlačítka systém spouští schvalovací workflow a vytváří požadavky na schválení pro uživatele ze skupiny schválení definované pro dané workflow.

Po vytvoření položek schvalování systém:

• Zobrazí hlášku „Byl vytvořen požadavek na schválení pro uživatele XXX“

• Odesílá e-mailovou notifikaci uživatelům z vybrané skupiny uživatelů

• Blokuje nabídku pro změny

• Změní Stav schválení na Odesláno

Výše uvedené kroky musí být nastaveny v příslušném Workflow.

V případě, že odesílatel žádosti o schválení je členem skupiny schvalovatelů vybraného workfow a není potřeba vícestupňového schválení (Pořadové číslo v skupině uživatelů workflow u všech uživatelů = 1), systém nabídku automaticky schválí. Vzniká položka schvalování, kde Stav = Schváleno.

Zrušení schválení (Cancel Approval)

Zrušení schválení je možné zrealizovat pomocí funkce Zrušit schválení z přehledu historie schvalování anebo z detailu schválení.

Tlačítko slouží na „shození“ příznaku Aktivní – pro případ, když schvalovatel žádost zamítne a uživatel chce o schválení požádat opakovaně, případně po úpravě podmínek nabídky před vytvořením požadavku na schválení. 

Tlačítko je dostupné pouze v případě:

• Stav schválení

  • Nový

  • Odesláno

  • Zamítnuto

• Aktivní = Ano

Systém po stisknutí tlačítka provede následující kroky podle stavu schválení:

• Pokud je Stav schválení:

  • Nový

    • Nastaví Aktivní = Ne

    • Stav schválení = Zrušeno

  • Odesláno

    • Nastaví Aktivní = Ne

    • Stav schválení = Zrušeno

    • Provede zrušení žádosti o schválení, které vzniklo přes workflow:

      • V Položkách schválení nastaví:

        • Stav = Zrušeno

        • Schvalovateli odešle notifikační e-mail o stornování požadavku na schválení

  • Zamítnuto

    • Nastaví Aktivní = Ne

    • Stav schválení ponechá beze změny

• Zobrazí hlášku „Schválení nabídky bylo zrušeno.“

Výsledkem je, že v Historii schvalování není žádný řádek s Aktivní = Ano, uživatel pak může iniciovat schvalovací proces znovu.

Manuální schválení pro člena skupiny firem

Pokud je zákazník členem skupiny firem, vždy podléhá speciálnímu schvalování – většinou s ohledem na angažovanost, resp. limit celé skupiny. Tento proces může být značně složitý.

Z uvedeného důvodu v OC je pouze funkcionalita, že v tomto případě schvalovatel leasingové smlouvy s oprávněním (Povolit schválení nabídky = Ano v Nastavení uživatelů), může přepnout Stav schválení na Schváleno anebo Zamítnuto manuálně (popis v kapitole Historie schvalování).

Historie schvalování (Approval History) / Detail schválení (Approval Detail)

Přehled historie schvalování je možné zobrazit z přehledu smluv o financování anebo z karty nabídky/smlouvy o financování přes Související/Historie/Historie schvalování.

Přehled i detail schválení obsahují stejná pole s výjimkou pole Poznámka žadatele (Applicant’s Note), které je viditelné pouze na kartě detailu schválení. Všechna pole v přehledu historie schvalování jsou needitovatelné.

Záložka Obecné

Pole:

• Číslo schválení (Approval No.)

  • Doplní systém automaticky při založení záznamu, z číselné řady dle nastavení Čísla schválení nabídky v Nastavení OneCore

• Číslo smlouvy o financování (Financing Contract No.)

  • Doplní systém při založení záznamu číslo smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Číslo zákazníka (Customer No.)

  • Doplní systém při založení záznamu číslo zákazníka ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Název zákazníka (Customer Name)

  • Doplní systém při založení záznamu název zákazníka ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Člen skupiny (Group Member)

  • Změní systém automaticky na Ano v případě, že kontakt zákazníka má záznam v tabulce Skupinová propojení kontaktu

• Typ produktu financování (Financed Product Type)

  • Doplní systém při založení záznamu typ produktu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Číslo produktu financování (Financed Product Type)

  • Doplní systém při založení záznamu číslo produktu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Název produktu financování (Financed Product Name)

  • Doplní systém při založení záznamu název produktu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Číslo předmětu financování (Financed Object No.)

  • Doplní systém při založení záznamu číslo předmětu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

  • V případě vícepředmětové smlouvy systém doplní číslo posledního předmětu (obdobně jako na kartě smlouvy)

Záložka Kalkulační parametry

Pole:

• Název předmětu financování (Financed Object Name)

  • Doplní systém při založení záznamu název předmětu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

  • V případě vícepředmětové smlouvy systém doplní název posledního předmětu (obdobně jako na kartě smlouvy)

• Doba financování (měs.) (Financing Period (in month))

  • Doplní systém při založení záznamu dobu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Kód měny (Currency Code)

  • Doplní systém při založení záznamu kód měny ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Cena do pořízení bez DPH (Purchase Price excl. VAT)

  • Doplní systém při založení záznamu dle jako

    • Cena pořízení bez DPH ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování

• Vstupní cena bez DPH (Input Price excl. VAT)

  • Doplní systém při založení záznamu dle jako

    • Vstupní cena bez DPH ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování

• Akontace % (Down Payment %)

  • Doplní systém při založení záznamu výši akontace v % ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Akontace (Down Payment)

  • Doplní systém při založení záznamu dle jako

    • Akontace ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování

• Částka hrazená zákazníkem % (Amount Payed By Customer %)

  • Doplní systém při založení záznamu částku hrazenou zákazníkem v % ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Částka hrazená zákazníkem (Amount Payed By Customer)

  • Doplní systém při založení záznamu dle jako

    • Částka hrazená zákazníkem ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování

• Financovaná hodnota (Financed Amount)

  • Doplní systém při založení záznamu dle jako

    • Financovaná hodnota ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování

• Kalkulační zůstatková hodnota (Calculation Residual Value)

  • Doplní systém při založení záznamu dle jako

    • Zůstatková hodnota kalkulační ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování

• Výpočtový úrok % (Calculation Interest Rate %)

  • Doplní systém při založení záznamu hodnotu pole Výpočtový úrok % ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Splátka bez DPH (Payment Excl. VAT)

  • Doplní systém při založení záznamu dle jako

    • Splátka bez DPH ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování

• Bez maj. pojištění (Without Property)

  • Změní systém automaticky na Ano při založení záznamu v případě, že ke smlouvě o financování neexistuje pojistná smlouva:

    • Stav = Příprava

    • Druh produktu = Majetkové

• Indiv. majetkové pojištění (Individual Property Insurance)

  • Změní systém automaticky na Ano při založení záznamu v případě, že ke smlouvě o financování neexistuje pojistná smlouva:

    • Stav = Příprava

    • Druh produktu = Majetkové

    • Typ pojištění = Individuální

Záložka Schválení

Pole:

• Poznámka žadatele (Applicant’s Note)

  • Doplní uživatel poznámku pro schvalovatele

  • Pole je editovatelné pouze v případě, že přihlášený uživatel má v Nastavení uživatelů příznak Povolit schválení nabídky = Ano

• Počet smluv (Number of Contracts)

  • Doplní systém při založení záznamu ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Skóre zákazníka (Customer Score)

  • Zobrazí systém hodnotu zadanou klientem na detailu schválení pro daný záznam

  • Pole je editovatelné pouze v případě, že přihlášený uživatel má v Nastavení uživatelů příznak Povolit schválení nabídky = Ano

• Skóre předmětu (Object Score)

  • Zobrazí systém hodnotu zadanou klientem na detailu schválení pro daný záznam

  • Pole je editovatelné pouze v případě, že přihlášený uživatel má v Nastavení uživatelů příznak Povolit schválení nabídky = Ano

• Číslo rámce zákazníka (Customer Credit Limit No.)

  • Doplní systém při založení záznamu číslo rámce zákazníka ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen

• Datum a čas odeslání (Sending Date and Time)

  • Doplní systém automaticky systémové datum při založení záznamu

• ID uživatele (User ID)

  • Doplní systém automaticky ID uživatele, který spustil schvalování (funkce Schválit nabídku)

• Datum a čas schválení (Approval Date and Time)

  • Doplní systém automaticky systémové datu při změně stavu záznamu na Schváleno anebo Zamítnuto

• Stav schválení (Approval Status)

  • Doplní systém automaticky (popis v kapitolách Odeslání žádosti na schválení, Zrušení schválení), resp. uživatel (schvalovatel) v případe, pokud je zákaznik členem skupiny (manuální schválení)

  • Stav může nabývat hodnot:

    • Nový (New)

      • Defaultní hodnota po vytvoření záznamu

    • Odesláno (Sent)

      • Doplní systém v případě odeslání požadavku na schválení dle nastavení workflow (funkce Vytvořit žádost)

    • Schváleno (Approved)

      • Doplní systém automaticky po schválení nabídky (schvalovatelem anebo automatickým schválením)

    • Zamítnuto (Rejected)

      • Doplní systém automaticky po zamítnutí schválení (schvalovatelem anebo automaticky v případě nedostatečného zůstatku na vybraném rámci zákazníka)

    • Zrušeno (Canceled)

      • Doplní systém automaticky po zrušení požadavku na schválení (funkce Zrušit schválení)

  • Manuálně je možné přepnout pouze do stavu Schváleno anebo Zamítnuto. V případě, že uživatel vybere jiná stav, systém zobrazí hlášku „Možné stavy jsou Schváleno anebo Zamítnuto“ a hodnotu nedovolí nastavit

• Automatické schválení (Automatic Approval)

  • Nastaví systém na Ano v případě, že dojde k automatickému schválení (popis automatického schválení v kapitole Schválení nabídky

• ID schvalovatele (Approver ID)

  • Doplní systém automaticky ID uživatele, který nabídku schválil

• Jméno schvalovatele (Approver Name)

  • Doplní systém jméno schvalovatele dle ID schvalovatele

• Podmínka schválení (Approval Contiditons)

  • Zadá schvalovatel podmínku schválení nabídky, pokud existuje

  • Pole je editovatelné pouze v případě, že přihlášený uživatel má v Nastavení uživatelů příznak Povolit schválení nabídky = Ano

• Aktivní (Active)

  • Změní systém automaticky na Ano při založení záznamu

  • Pouze jeden záznam na smlouvě může mít hodnotu Ano

  • Změna hodnoty na Ne může nastat zrušením schválení (detailní popis v kapitole Zrušení schválení)