Rámcová servisní smlouva - servis

Číslování rámcových servisních smluv uživatel nastaví pomocí číselné řady v Nastavení smluv se službami.

S každým schváleným dodavatelem je třeba založit „rámcovou servisní smlouvu“ – tj. smlouvu o poskytování služeb.

Před založením rámcové servisní smlouvy je doporučeno nejdříve poskytované typy služeb zadat na kartu dodavatele. Rámcová servisní smlouva pak zadané údaje dědí z dodavatele.

Struktura dodavatele je podrobně popsán v Adresář .

Ukončení platnosti rámcové servisní smlouvy je třeba jen v případě, že s daným dodavatele je zcela ukončena spolupráce a přestávají platit veškeré poskytované služby, spolupráce s obchodními místy dodavatele atd.

Karta Rámcové servisní smlouvy obsahuje záložky:

• Obecné (General) – základní údaje spojené s Rámcovou servisní smlouvou

• Fakturace (Invoicing) – údaje týkající se fakturace dodatečných bonusů

• Služby (Service) – dodavatelem poskytované služby

Záložka OBECNÉ

• Číslo (No.)

  • Číslo Rámcové servisní smlouvy je generováno automaticky z číselné řady

• Název (Name)

  • Název rámcové servisní smlouvy

• Číslo dodavatele (Vendor No.)

  • Uživatel vybírá ze seznamu všech dodavatelů zadaných v systému

• Název dodavatele (Vendor Name)

  • Automaticky se dotáhne Název dodavatele dle Čísla dodavatele

• Číslo obchodního místa dodavatele (Vendor Business Place)

  • Uživatele zvolí obchodní místo dodavatele

• Název obchodního místa dodavatele (Vendor Business Place Name)

  • Automaticky se dotáhne název dle čísla obchodního místa dodavatele

• Číslo kontaktní osoby (ContactPerson No.)

  • Uživatel vybírá kontaktní osobu k danému dodavateli ze seznamu kontaktů typu Osoba

• Název kontaktní osoby (ContactPerson Name)

  • Automaticky se dotáhne Název kontaktní osoby dle Čísla kontaktní osoby

• Číslo zákazníka (Customer No.)

  • Uživatel vybere zákazníka, pokud podmínky rámcové smlouvy náleží pouze ke konkrétnímu zákazníkovi

  • Pokud podmínky platí pro všechny zákazníky, zůstává pole prázdné

• Název zákazníka (Customer Name)

  • Automaticky se dotáhne Název kontaktní osoby dle Čísla kontaktní osoby

• Servisní balíček (Maintenance Package)

  • Informativní pole, zda dodavatel poskytuje servisní balíček

  • Neobsahuje žádnou návaznou funkcionalitu

• Stav (Status)

  • Stav rámcové smlouvy mění uživatel manuálně.

    • Příprava (Preparation) - v době přípravy nové rámcové smlouvy nastaví uživatel Příprava. Rámcová servisní smlouva ještě není účinná.

    • Podepsaná (Signed) – rámcová servisní smlouva je účinná. Jen podepsané smlouvy je možno vybrat v hlavičce povolení servisu.

    • Uzavřená (Closed) – rámcová servisní smlouva už není účinná.

• Datum podpisu (Signing Date)

  • Datum podpisu rámcové servisní smlouvy

• Platnost od (Valid From)

  • Platnost od rámcové servisní smlouvy

• Platnost do (Valid To)

  • Platnost od rámcové servisní smlouvy

• Kód měny (Currency)

  • Kód měny, ve které je smlouva uzavřena (v této měně budou fakturovány dodatečné bonusy)

Záložka FAKTURACE

• Dodavatel jako zákazník (Vendor As Customer)

  • Bude dotaženo automaticky, pokud je založen odpovídající zákazník k dodavateli

  • Pokud pole není dotaženo automaticky, nebyl vytvořen zákazník k danému dodavateli

• Dodavatel jako zákazník – název (Vendor As Customer Name)

  • Automaticky se dotáhne Název Dodavatele jako zákazník dle pole Dodavatel jako zákazník

• Obecná obch.účto skupina (Gen. Bus. Posting Group)

  • Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Prodejní faktura, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena ze Zákazníka

  • Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Nákupní dobropis, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena z Dodavatele

• DPH obchodní účto skupina (VAT Bus. Posting Group)

  • Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Prodejní faktura, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena ze Zákazníka

  • Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Nákupní dobropis, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena z Dodavatele

• Účto skupina dodavatele (Vendor Posting Group)

  • Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Prodejní faktura, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena ze Zákazníka

  • Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Nákupní dobropis, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena z Dodavatele

• Standardní kód prodeje/nákupu (Standard Sales/Purchase Code)

  • Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Prodejní faktura, pak Uživatel vybere Kód standardního prodeje

  • Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Nákupní dobropis, pak Uživatel vybere Kód standardního nákupu

• Fakturace dodatečných bonusů (Additional Bonuses Invoicing)

  • Uživatel vybere, zda je s dodavatelem dohodnuta Prodejní faktura nebo Nákupní dobropis za dodatečné bonusy

• Splatnost (Due Date)

  • Splatnost faktury/dobropisu

• Bonusové období (Bonus Period)

  • Období v jakém se fakturují dodatečné bonusy. Lze vybrat z možností Čtvrtrok / Půlrok / Rok.

Záložka SLUŽBY

Poskytované služby (Provided Services)

• Druh služby (Service Kind)

  • Druhy dodavatelem poskytovaných služeb

• Kód typu služby (Service Type Code)

  • Typ služby daného druhu

• Filtr značky (Service Type Code)

  • Uživatel může vybrat z číselníku značek jednu nebo více značek vozů

  • Pokud je vyplněn filtr značky, poskytovaná služba je určena pouze pro vozidla těchto značek

• Popis (Description)

  • Textové pole pro poznámku uživatele

• Platnost od (Valid From)

  • Datum začátek poskytovaní dané služby

• Platnost do (Valid To)

  • Datum ukončení poskytování dané služby

• Číslo obchodního místa (Business Location No.)

  • Uživatel vybere obchodní místo, pokud službu poskytuje pouze dané obchodní místo dodavatele

• Číslo rámcové servisní smlouvy (Maintenance Agreement No)

  • Systém vyplní automaticky, pokud uživatel zadává poskytované služby pro rámcovou servisní smlouvu

Pokud jsou poskytované služby uvedeny na kartě dodavatele, po vytvoření rámcové servisní smlouvy se do karty podědí z dodavatele. Uživatel může na rámcové servisní smlouvě službu smazat, nebo další službu přidat.

Pokud jsou poskytované služby zadané na rámcové servisní smlouvě a na dodavatele zadané nebyly, systém je propíše na kartu dodavatele. (Jedná se o stejnou tabulku, kde může být číslo rámcové smlouvy prázdné, ale po vyplnění čísla rámcové smlouvy na povolence by systém hlásil chybu, pokud služba není zadaná na rámcové smlouvě).

K rámcové servisní smlouvě uživatele definuje slevy a bonusy dodavatele. Nové podmínky (slevy a bonusy) je možno zavést ukončení platnosti původních a zadání nových slev a bonusů.

 Slevy a bonusy rámcové servisní smlouvy

Na Rámcové servisní smlouvě definujete Bonusy a slevy poskytované Dodavatelem. Bonusy a slevy otevřete následujícím způsobem.

Po kliknutí na tlačítko se otevřou Slevy a bonusy rámcové servisní smlouvy dané smlouvy.

Pro zadání slev a bonusů je důležitá Platnost od. Při zadání systém kontroluje, zda je vyplněna Platnost od. Tuto kontrolu systém provede po zadání „Výšky (%)“.

Slevy

Uživatel zadá slevy k dané rámcové servisní smlouvě.

Pro „obecnou slevu“, která má platit bez omezení značky, modelu, modelové řady, obchodního místa nebo zákazníka, uživatel zadá:

• Druh služby (Service Kind)

  • Uživatel zvolí druh služby, k jakému se daná sleva vztahuje

• Typ slevy/bonusu (Discount / Bonus Type)

  • Uživatel vybere Typ slevy/bonusu - Nákupní sleva na práci nebo Nákupní sleva na materiál, k jaké se daná sleva vztahuje

• Výška % (Value %)

  • Uživatel zadá výšku slevy v procentech

• Platnost od (Valid From)

  • Uživatel zadá začátek platnosti slevy

• Platnost do (Valid To)

  • Uživatel může zadat i konec platnosti slevy

• Vozidlo / Pneu (Vehicle / Tire)

  • Dotahuje systém automaticky na základě „druhu služby“. V případě „pneuservisu“ se dotáhne Pneu. V ostatních případech Vozidlo

Pro „specifikovanou slevu“, která má platit pro konkrétní značky, modelové řady, modely, obchodního místo nebo zákazníky je třeba kromě základních polí zadat konkrétní omezení pro:

• Filtr značky (Make Filter)

  • Uživatel může vybrat konkrétní značku. Lze vybrat i více značek oddělených "|".

• Filtr modelové řady (Model Line Filter)

  • Uživatel může vybrat konkrétní modelovou řadu. Lze vybrat i více modelových řad oddělených "|".

• Filtr modelu (Model Filter)

  • Uživatel může vybrat konkrétní model. Lze vybrat i více modelů oddělených "|".

Uživatel může specifikovat slevu také pro:

• Číslo obchodního místa (Vendor Business Place No.)

  • Uživatel může vybrat obchodní místo. Po vyplnění obchodního místa bude sleva platná pouze pro dané obchodní místo.

Pro zadání slevy pro pneumatiky je třeba vybrat:

• Druh služby (Service Kind)

  • Pneuservis

• Filtr pneu (Tire Filter)

  • Uživatel může vybrat jednu nebo více značek pneu z číselníku Značky pneu.

• Období pnematik (Tire Season)

  • Uživatel vybere, jakého období pneumatik se sleva týká

Pokud potřebuje uživatel zadat slevu na konkrétní materiál nebo konkrétní práci (např. slevu konkrétní olej, nebo slevu na mytí vozu), zadá tuto položku přes pole „Dodavatelská cena za“. Uživatel vybere z číselníku Typy dodavatelských sazeb a cen . Na řádku slevy pak vybere konkrétní položku v poli:

• Dodavatelská cena za (Vendor Price)

Bonusy

Bonus za služby poskytované dodavatelem je možno nastavit k rámcové servisní smlouvě ve stejné tabulce jako slevy. Rozdíl je ve sloupci Typ slevy/bonusu.

Pro zadání bonusu od dodavatele uživatel vyplní

• Druh služby (Service Kind)

  • Uživatel zvolí druh služby, k jakému se daný bonus vztahuje

• Typ slevy/bonusu (Discount / Bonus Type)

  • Uživatel vybere Typ slevy/bonusu (Bonus na práci nebo Bonus na materiál, Bonus za práci i materiál), k jakému typu bonusu se vztahuje

• Výšku % (Value %)

  • Uživatel zadá výšku bonusu v procentech

• Platnost od (Valid From)

  • Uživatel zadá začátek platnosti bonusu

• Platnost do (Valid To)

  • Uživatel může zadat i konec platnosti bonusu

Obratový bonus leasingová společnost obdrží od dodavatele po dosažení určité výše obratu.

Kromě těchto polí je možno pro bonus ještě zadat pole:

• Podle obratu (According to Turnover)

  • Uživatel zatrzne, pokud se jedná o obratový bonus

• Obrat od (Turnover From)

  • Pole je editovatelné, pokud je zatrženo pole Podle obratu

  • Uživatel zadá dolní mez obratu

• Obrat do (včetně) (Turnover To (Incl.))

  • Pole je editovatelné, pokud je zatrženo pole Podle obratu

  • Pro obratový bonus musí být zadán Obrat do(včetně)!

  • Uživatel zadá horní mez obratu

Pro zadání podmínek bonusu od daného dodavatele uživatel může zadat včetně omezení na značky, modelové řady, modely, zákazníky stejně jak v případě slev.

Dodavatelské sazby a ceny

Pro účely evidence hodinových sazeb existuje číselník Dodavatelské sazby a ceny.

Na přehledu nebo kartě rámcové servisní smlouvy lze otevřít číselní sazeb a cen daného dodavatele k rámcové servisní smlouvě.

Uživatel otevře přehled dodavatelských sazeb a cen.

Pokud uživatel klikne na ikonu Nový, systém vytvoří nový řádek a automaticky vyplní klíče podle rámcové servisní smlouvy:

• Číslo rámcové servisní smlouvy (Maintenance Agreement No.)

• Číslo (No.) – číslo dané položky

• Číslo dodavatele (Vendor No.)

  • Název dodavatele (Vendor Name)

Uživatel může vyplnit filtry, to je omezení, pro které sazbu zadává:

• Číslo obchodního místa (Contact Business Location No.)

  • V případě kdy sazba platí pro konkrétní obchodní místo

• Filtr zákazníka (Customer Filter)

  • Uživatel může vybrat zákazníka. Lze vybrat i více zákazníků oddělených "|". Sazba pak bude platné pouze pro tyto zákazníky.

• Filtr značek (Make Filter)

  • Uživatel může vybrat konkrétní značku. Lze vybrat i více značek oddělených "|".

• Filtr modelové řad (Model Line Filter)

  • Uživatel může vybrat konkrétní modelovou řadu. Lze vybrat i více modelových řad oddělených "|".

• Filtr modelu (Model Filter)

  • Uživatel může vybrat konkrétní model. Lze vybrat i více modelů oddělených "|".

Dále uživatel vyplní:

• Dodavatelská cena za (Vendor Price)

  • Vybere z číselníku Typy dodavatelských sazeb a cen

• Popis (Description)

  • Doplní systém automaticky z číselníku Typy dodavatelských sazeb a cen

• Částka bez DPH (Amount Excl.VAT)

  • Uživatel zadá výši sazby bez DPH

• Platnost od (Valid From)

  • Uživatel zadá začátek platnosti sazby

• Platnost do (Valid To)

  • Uživatel může zadat i konec platnosti sazby

• Kód měrné jednotky (Unit of Measure Code)

  • Uživatel může vybrat z číselníku měrných jednotek

  • V OC se jedná se evidenční pole

• Množství (Quantity)

  • Uživatel může zadat množství

  • V OC se jedná se evidenční pole

• Nepovolit množství (Do Not Allow Quantity)

  • Zatržítko uživatel zadá v případě např. mytí nesmí být v povolení servisu více než 1x

  • V OC se jedná o evidenční pole