Upomínky_Popis nastavení

Pro další práci s pohledávkami (položkami zákazníka) nabízí systém BC mimo jiné i funkčnost upomínek. Uživatel její prostřednictvím může tvořit upomínky nebo svým zákazníkům může vytvářet a účtovat i poplatky za upomínky.

Úprava pro OneCore propojuje tuto funkcionalitu se smlouvami o financování.

Číselníky je možné vyhledat z role centra přes hlavní vyhledávaní.

Číselníky jsou:

• Číselník: „Podmínky upomínky“ (Reminder Terms)

• Číselník: „Nastavení prodeje a pohledávek“ (Sales & Receivables Setup)

• Nastavení OneCore

• Číselník: „Detailní stavy smlouvy“ (Detail Contract Status)

• Číselník: „Všeobecné obchodní podmínky“ (Gen. Terms and Conditions)

• Číselník: „Produkty financování“ (Financing Product Card)

• Nastavění Informace o společnosti (Company Information)

Podmínky upomínky

Číselník: „Podmínky upomínky“ (Reminder Terms) slouží na zadání základního nastavení podmínek upomínání.

• Kód

  • Kód upomínky

  • Zadá uživatel ručně

• Popis

  • Popis/název daného kódu upomínky

  • Zadá uživatel ručně

• Max. počet upomínek

  • číslo, které udává maximální počet upomínek, které mohou být vytvořeny pro tento kód upomínky na jednu fakturu.

  • Pokud počet upomínek na jednu fakturu dosáhne maxima, není možné vytvářet upomínky další (další faktury nebyly ještě upomínány). Potom je potřeba zvýšit číslo v tomto poli, nebo položku, která blokuje tvorbu upomínek, označit kódem v poli Vyčkat. Pole Vyčkat je na položce zákazníka.

  • Nula v poli znamená neomezenou tvorbu upomínek.

  • Zadá uživatel ručně

• Účtovat úrok

  • S upomínkou lze do jisté míry svázat i výpočet penále. Je např. možné na upomínce zobrazit částky penále. Musí být na smlouvě (položce zákazníka) vyplněný Kód penalizace. Pokud uživatel chce o tomto penále účtovat, změní hodnotu pole na A.

  • Pro financování doporučena hodnota je N.

  • Zadá uživatel ručně.

• Účtovat poplatek

  • Účtovat lze i o případných poplatcích spojených s vydáním upomínky po zaškrtnutí tohoto pole na A.

  • Pokud je to A, poplatek se účtuje ze celou upomínku.

• Účtovat poplatek řádku

  • Účtovat lze i o případných poplatcích spojených s vydáním upomínky po zaškrtnutí tohoto pole na A.

  • Pokud A, poplatek se účtuje ke každému řádku v upomínce.

• Minimální částka (LM)

  • Hodnota, na kterou se ještě může vystavit upomínka (minimální částka na upomínání) v lokální měně za položku zákazníka (pohledávku).

  • Systém při vytvoření upomínky zkontroluje celkovou sumu upomínky, porovná ji s hodnotou v poli Minimální částka (LM). Ak je hodnota celkové upomínky < jako Minimální částka (LM), systém nevytvoří upomínku.  

• Poznámka poplatku řádku do sestavy

  • Textová poznámka, kterou může zadat uživatel ručně a která se pak může přenést do sestavy upomínky.

  • Aktuálně se v tiskové sestavě nevyužívá (resp. není zahrnuta).

Po stisknutí na tlačítko Úrovně se otevře formulář Úrovně upomínky.

Úrovně upomínky slouží na definice počtu úrovní upomínek – např od nejmírnějšího upozornění po nejdůraznější se zobrazenou přepokládanou částkou penále (příklad na obrázku je znázorněno nastavení pro troch upomínek). Význam polí:

• Číslo

  • Doplní OC automaticky jako pořadové číslo úrovně.

• Lhůta odkladu

  • Může uživatel zadat datumový vzorec.

  • Pokud je datum vystavení upomínky menší než datum, které vznikne součtem data splatnosti faktury pro upomínku úrovni 1 (nebo předchozí upomínky pro další úrovně) a lhůty odkladu, upomínka na fakturu nebude vytvořena.

Př. Splatnost pohledávky 27.5.2023, Lhůta odkladu 5D, Work date 31.5. – pohledávka nepadne do upomínaní.

Splatnost pohledávky 27.5.2023, Lhůta odkladu 2D, Work date 31.5. – pohledávka padne do upomínaní.

• Výpočet splatnosti

  • Lze opět zadat datumový vzorec, který bude sloužit pro výpočet splatnosti dané upomínky.

  • Pozn. pokud se v upomínce neúčtuje poplatek, v leasingové praxi SEY doporučuje nastavit prázdné pole, splatnost má splátka (faktura) a ne upomínka.

• Výpočet penále

  • Po zaškrtnutí pole Výpočet penále se na vytvořené upomínce pro zákazníka zobrazí
    i částka penále (vyžaduje to zadání kódu podmínky penále na kartě smlouvy)

• Poplatek (LM)

  • Lze zadat případný poplatek související s vystavením upomínky v lokální měně.

  • Jedná se o poplatek na upomínky vystavené v lokální měně (na faktury v lokální měně). Pokud má zákazník faktury v různých měnách, bude na každou měnu vystavena zvláštní upomínka. Poplatky pro tyto měny lze nastavit volbou Související - Úroveň - Měny (viz níže).

    

• Částka (LM) poplatku řádku

  • Lze zadat případný poplatek za řádek upomínky

  • Jedná se o poplatek na řádcích upomínky vystavené v lokální měně (na faktury v lokální měně). Pokud má zákazník faktury v různých měnách, bude na každou měnu vystavena zvláštní upomínka. Poplatky pro tyto měny lze nastavit volbou Související - Úroveň - Měny (viz níže).

    

• Typ výpočtu poplatku

  • Option (Pevný, Jednoduchý dynamický, Kumulovaný dynamický)

  • Určuje způsob výpočtu poplatku.

    • Pevný: hodnoty poplatků se použijí na řádku v upomínce (tlačítko Poplatek, poplatek řádku sú needitovatelné)

      

    • Jednoduchý dynamický: používají se hodnoty na řádku na stránce Nastavení poplatků (pole Poplatek a Poplatek řádku v řádku úrovně upomínky jsou needitovatelné)

      

      

      
      

      • OC bere jenom první řádek pro danou měnu v tabulce, pokud je pro danou měnu zadaných víc řádků. Pokud je zadaná výše v poli Poplatek i v poli Poplatek %, pak OC vypočítá:

      • hodnota v poli Poplatek + (ak je hodnota Zůstatku vyšší, než je hodnota v poli Prahová hodnota zůstatku, pak hodnotu Zůstatek vynásobí hodnotou v poli Poplatek %) – výsledek porovná s hodnotami v poli Min. a Max. částka poplatku a pokud výsledek není v rozmezí hodnot, tak poplatek nevypočítá.

    • Kumulovaný dynamický: použijí se hodnoty nastavené v tabulce, která se otevře volbou Poplatek nebo Poplatek řádku z lišty (pole Poplatek a Poplatek řádku v řádku úrovně upomínky jsou needitovatelné)

      

      
      

      • OC bere každý řádek pro danou měnu, který splní podmínky zadaných parametrů. Výpočet poplatku je následovný: Fixní výše poplatku (pokud je zadaná v poli Poplatek)  + ((Zůstatek – hodnota v poli Prahová hodnota zůstatku) x hodnota v poli Poplatek % a výsledek bude porovnávat s hodnotami v poli Min. a Max částku poplatku. Pokud výsledek neodpovídá rozmezí min. a max. částky poplatku, poplatek se nevypočítá.

  • Defaultní hodnota je Pevný.

• Popis poplatku řádku

  • Popis se přenese do řádku poplatku v tiskové sestavě upomínky

Po stisknutí volby Související – Úroveň má uživatel možnost vybrat nastavení Text na začátku, Text na konci, Měny.

Volbou Měny je možné zadat poplatek za upomínku a poplatek za řádek i pro cizí měny.

Volbou Text na začátku je možné zadat text, který bude uvedený v upomínce nad řádkami.

Volbou Text na konci je možné zadat text, který bude uvedený v upomínce pod řádkami.

V textech je možné používání textových proměnných (obdoba jako v penalizaci):

Při vyplnění popisu na řádku upomínky vezme text z pole ReminderLevel."Add. Fee per Line Description" a nahradí hodnoty % následovně :

%1 – datum splatnosti upomínky z hlavičky upomínky

%2 – úroková sazba z podmínek penále

%3 – zbývající částka z hlavičky upomínky

%4 – částka úroku z hlavičky upomínky

%5 – dodatečný poplatek z hlavičky upomínky

%6 – celková částka upomínky s DPH

%7 – úroveň upomínky

%8 – kód měny

%9 – zúčtovací datum

%10 – název naší společnosti z info o společnosti

%11 – poplatek na řádek

Detailní stavy smlouvy

Číselník slouží pro nastavení detailního stavu smlouvy. V tomto číselníku je možné také nastavit, ve kterých detailních stavech smlouvy je možné vytvářet upomínky za smlouvu.

• Kód

  • Kód detailního stavu smlouvy

• Popis

  • Popis/název detailního stavu smlouvy

• Upomínat

  • Defaultně N

  • Změní uživatel na A pokud chce, aby se smlouva v daném detailním stavě upomínala

Nastavení prodeje a pohledávek

V číselníku Nastavení prodeje a pohledávek se pro upomínky nastavuje:

• V záložce Obecné, pole Více úrokových sazeb=N, ak nebudou využívané více úrokové sazby upomínek

• V záložce Číselné řady pole potřebné k nastavení číslování upomínek a vydaných upomínek

• Čísla stornovaných vydaných upomínek

  • Používají se při stornu vydaný upomínky, uživatel si může vybrat či chce použít číselnou řadu Vydané upomínky anebo číselnou řadu stornovaných vydaných upomínek

• Čísla upomínek

  • Uživatel vybere číselný řad pro upomínky

• Čísla vydaných upomínek

  • Uživatel vybere číselný řad pro vydané upomínky

Nastavení financí

V číselníku Nastavení financí se pro upomínky nastavuje v záložce DPH pole Přesnost zaokrouhlení koef. DPH a Zaokr. Koef. DPH.

Nastavení OneCore

V tabulce nastavení OneCore v záložce Penále a upomínky uživatel nastaví, či navrhovat upomínky za smlouvu A/N.

V přehlede Vydaných upomínek, pokud je v poli Navrhovat upomínky za smlouvu=A, upomínka je vystavená jednotlivě za smlouvu zákazníka, tj. systém navrhne za jednu smlouvu pouze jednu upomínku.

Pokud je Navrhovat upomínky za smlouvu=N, systém zpracuje upomínku za všechny pohledávky zákazníka a na upomínce je pole Číslo smlouvy o financování prázdné.

Všeobecní obchodní podmínky

Všeobecní obchodní podmínky stanovují způsob upomínání:

• Kód podmínky upomínky

  • Lookup do tabulky Podmínky upomínky

  • Uživatel vybere kód podmínky upomínky pro dané všeobecné obchodní podmínky.

Produkty financování

Uživatel na podformuláři Měna a kalkulační parametry nastaví Všeobecné obch. podmínky kód -> tímto se určuje výchozí nastavění podmínek upomínání pro danou smlouvu o financování.

Informace o společnosti

Do upomínky se dotáhnou i údaje o společnosti. Tyto údaje se zadávají v tabulce Informace o společnosti volbou na lište Související – Ostatní - tlačítko Zápatí dokumentů.

Po stisknutí tlačítka se otevře přehled Zápatí dokumentů.

Do upomínky se pak dotáhne registrace podle Kódu jazyka zákazníka. Pro případ, že Kód jazyka je prázdní (většina případů v leas. společnosti) je potřebné založit řádek s kódem jazyka „prázdní“ s textací v lokálním jazyku.

Systém pak při prázdním Kódu jazyka zákazníka do upomínky dotáhne text v lokálním jazyku.

Karta zákazníka

Pokud daný zákazník má dohodnuty speciální podmínky upomínání, na kartě zákazníka je možné zadat Kód podmínky upomínky. Detailní popis v Adresář .

Rámcová smlouva zákazníka

Rámcová smlouva zákazníka se využívá pro Typ financování=Operativní leasing anebo Zpráva vozového parku.

Je na ní možné nastavit některé parametry, které budou platné pro všechny kalkulace/smlouvy které jsou k daná rámcové smlouvě přirazeny. Jedna z těchto podmínek může být i Kód podmínky upomínky. Detailní popis v Adresář

Karta smlouvy o financování

Plnění pole Kód podmínky upomínky na kartě smlouvy o financovaní při vytvoření smlouvy se služba a bez služeb wizardem je detailně popsán v Smlouva se službami a Smlouva bez služeb

Plnění Kódu podmínky upomínky na kartě smlouvy při změně Čísla zákazníka

Plnění pole Kód podmínky upomínky při plnění a změně Čísla zákazníka na kartě kalkulace/smlouvy je detailně popsán v Smlouva se službami a Smlouva bez služeb

Průvodce změnou platební podmínky, penále a upomínky

Změnu platební podmínky, podmínky penálů, resp. upomínky vykoná uživatel na smlouvě ve Stave>=Účinná pomoci průvodce změnou platební podmínky, penále a upomínky.

Změnu kódu podmínek upomínky na smlouvy v stavě>=Účinná je možné vykonat pomoci Průvodce změnou platební podmínky, penále a upomínky Change of Payment Term, Penalties and Remind.Terms (Změna plateb. podm., penálů a upomínek) (4046864) – podrobný popis viz Změny smlouvy .

 Výběr sestav – upomínka/penále

V tabulce Výběr sestav – upomínky/penále může uživatel nastavit ID report pro upomínku, jako i pro strukturu emailu při odesílaní upomínky.

Uživatel vybere ID sestavy pro upomínky.

Pokud chce nastavit Rozvržení textu pro e-mail, musí být v poli Použít pro text e-mailu=ANO

Následně v poli Kód rozvržení textu e-mailu vybere rozvržení textu. Pokud ho nemá, přes Výběr z úplného seznamu si otevře Vybrat – Vlastní rozvržení sestav – další možnosti – Akce- Nový dokument – Nový

Načítá šablonu mailu ve Wordu.

Nastavení reportu na zákazníkovi

Na kartě zákazníka je možné zadefinovat rozdílný ID report upomínek a tělo emailu pro konkrétního zákazníka volbou Související – Zákazník – Rozvržení dokladu.

V tabulce Rozvržení dokladu si může uživatel definovat pro daného zákazníka:

• Použití – výběr z možností, vybrat možnost Upomínka:

• ID sestavy

• Titulek sestavy

  • Doplní systém automaticky

• Popis vlastního rozvržení

• Odeslat do emailu

• Použít pro text emailu

• Popis rozvržení textu emailu

• Kopírovat z výběru sestavy

• Automaticky založí pro všechny typy Použití záznamy nastavené ve Výběru sestav

• Vybrat e-mail z kontaktů

  • Rozdílný email, jako je na kartě zákazníka, tj. přes tlačítko Vybrat Email z kontaktu si uživatel vybere kontaktní osobu, z které systém zkopíruje email