Založení souhlasů a práce se souhlasy

Souhlas se zakládá jenom na kartě kontaktu

Pokud si uživatel otevře seznam „Přehled evidence souhlasů“ přes vyhledávání nebo z role centra Správa uživatelů, skupin zabezpečení a oprávnění a bude chtít zadat kontakt, systém mu to nedovolí zadat číslo kontaktu Hláška: „Nový souhlas zadejte na kartě kontaktu„

Nový souhlas se zakládá dvěma způsoby:

• Manuálně

• Automaticky

Manuální založení souhlasu (Manual setup by consent)

V horní lište v záložce -> Navigovat klikne na tlačítko -> Souhlasy, nebo z Factboxu kliknutím na číselnou hodnotu v poli Počet aktívních souhlasů

Otevře se Přehled evidence souhlasů

V horní lište jsou tlačítka:

• Nový (New)

• Edit List (Edit List)

• Vymazat (Delete)

  • vymazat souhlas se bude dát jenom souhlas, který má v poli „Stav souhlasu“ hodnotu = „Prázdna“

Pokud je zakládán první souhlas pro kontakt, nový řádek je připraven automaticky a Uživatel může jenom vyplnit pole

Pokud už jsou v seznamu souhlasy zadané, Uživatel může vytvořit nový souhlas tlačítkem Nový

Uživatel vyplní pole následovně:

• Číslo kontaktu (Contact No.)

  • Nový řádek se vytváří z karty kontaktu, kde se doplní automaticky číslo kontaktu

• Název kontaktu (Contact Name)

  • Dotáhne se podle zadaného čísla kontaktu

• Kód šablony souhlasu (Template Consent Code)

  • vybere uživatel po kliknutí se otevře tabulka „Šablony evidence důvodů souhlasů“ Uživatel vybere hodnotu z pole Kód

• Popis šablony (Template Description)

  • Automaticky se dotáhne hodnota

• Datum založení souhlasu (Date of Creation Consent)

  • Datum, od kedy sú souhlasy platné

  • Pokud uživatel změní stav na = Udělený musí, byť datum v tomto poli vyplněný. Pokud nebude ukáže se hláška „Datum vzniku souhlasu musí být vyplněn“ a stav se nebude dát změnit

  • Po změně stavu na = Udělený se pole stane needitovatelné

• Stav souhlasu (Consent Status)

  • Editovatelné pole s podmínkami:

  • Default při založení řádku je hodnota prázdní

  • Všechny hodnoty:

    • Prázdna hodnota

    • Zaslaný

    • Udělený

    • Zamítnutý

    • Vypršený

    • Ukončený

  • Pokud bude hodnota <> od Prázdné, tak se nebude dát již do stavu Prázdné vrátit

    • Hláška: „Není možné vrátit se do stavu s prázdní hodnotou“

  • Pokud už bude nastavený Stav = Uděleny, bude možné přepnut souhlas jenom do stavu Zamítnutý.

    • Hláška: „Změna povolena jen do stavu Zamítnutý“

  • Stav Vypršený není možné zadat ručně.

    • Stav se mění automaticky po vypršení souhlasu

• Datum zaslání souhlasu (Consent Sent Date)

  • Datum zadává uživatel manuálně jako informaci, kdy byl kontaktu souhlas zaslán

• Datum expirace souhlasu (Consent Expiration Date)

  • Datum zadává uživatel manuálně podle doby, která je zadaná v žádosti o souhlas.

  • Pokud je souhlas na dobu neurčitu, nebo do odvoláni pole bude prázdné

• Počet údajů souhlasu (No. of Consent Data)

  • Hodnota (číslo) , kolik údajú je požadovano k schválení.

  • Po kliknutí na pole se otevře seznam údajů

• Časový interval uchování dat (Data Retention Time Interval)

  • údaj z pole Doba uchovaní dát z vybrané šablony

  • informativní údaj používaný pro anonymizaci)

• Příloha (Attachment)

  • Uživatel může uložit přílohu na základě které kontakt souhlasy schválil

  • Kliknutím do pole se otevře tabulka Připojené dokumenty, uživatel propojí přílohu a do pole se po zatvoření připojených dokumentů dotáhne hodnota z pole Příloha

Automatické založení souhlasu (Automatic setup by consent)

První způsob:

Při založení kontaktu budou pro kontakt automaticky vytvořené řádky souhlasů, které mají v šabloně v poli „Default při založení kontaktu“ hodnotu = ANO.

• Takto založené souhlasy budou mít hodnotu v poli Stav=“Prázdna“ a Datum vzniku souhlasu bude prázdny

• Uživatel po obdržení akceptace souhlasu doplní datum do pole Datum vzniku souhlasu, od kdy byl souhlas udělený a změní v založeném řádku stav na Udělený. Pro udělení stavu „Odsouhlasené“ musí být všechny uvedené údaje v šabloně odsouhlasené kontaktem, který souhlas uděluje.

Druhý způsob:

• Při aktivaci šablony v tabulce „Šablony evidence souhlasů“ systém dívá na příznak v poli „Default při založení kontaktu“ a pokud je v tomto poli hodnota = ANO, zobrazí hlášku, jestli má založit souhlas na všech kontaktech podle nastavení šablony. Pokud Uživatel klikne na ANO řádky souhlasů se automaticky založí. Takto založené souhlasy budou mít hodnotu v poli Stav=“Prázdna“ a Datum vzniku souhlasu bude prázdny