Řádky povolení servisu

Uživatel má na hlavičce povolení servisu na záložce Řádky povolení servisu k dispozici přehled řádků k dané povolence.

Podrobnější informaci „řádku servisní povolenky“ získá na kartě řádku,. Kartu zobrazí přes Spravovat / Úpravy nebo Pohled. Nebo lze otevřít na přehledu řádků, uživatel klikne na konkrétní řádek a systém otevře kartu řádku povolení.

Druh služby a typ služby na řádku povolení servisu

Při tvorbě řádků povolení servisu systém přednastaví na řádek „druh služby“ a „typ služby“ z hlavičky.

Uživatel jej může změnit.

Např. v rámci jednoho čísla schválení za servis je třeba založit i řádek za „náhradní vozidlo“ nebo „pneu“, úkon přijde na faktuře za servis. V tomto případě uživatel na řádku povolenky „servisu“ změní - vybere druh služby „náhradní vozidlo“ a pokračuje v zadávání řádku.

Nastavení kategorie, podkategorie a kódu údržby je nastavení pro řádek povolení servisu a systém dovolí vybrat stejné nastavení pro „náhradní vozidlo“ pod hlavičkou „servis“ i „pojistná událost“. Stačí určit správný „druh služby“ na řádku.

Výhodou použití jiného druhu služby u pojistné událost je, že uživatel tak neztratí vazbu, že se úkony s jiným druhem služby týkaly pojistné události (v hlavičce povolenky).

Některé druhy služeb nesouvisí s povolením servisu. Pokud například uživatel vybere hodnotu Druh služby=Daň z MV (Road Tax), systém zobrazí chybou hlášku a uživatel nemůže dál pokračovat (na Road tax se servisní povolení nedá založit).

Záložka Obecné

Záložka slouží pro zadání nákupu.

Záložka obsahuje needitovatelná pole, propsaná z hlavičky povolení servisu:

• Číslo povolení servisu

• Číslo pojistné události

• Číslo smlouvy o financování

• Číslo karoserie (VIN)

• Výrobní číslo

• Registrační číslo vozidla

Na řádku povolení servisu uživatel zadá:

• Druh služby (Service Kind) a Typ služby (Maintenance Type Code)

  • Druh služby a Typ služby se z hlavičky povolení servisu propíše na řádek, ale uživatel jej může změnit. To znamená že povolení servisu může obsahovat pod jedním číslem schválené řádky s různými službami. Např. číslo schválení s Druhem služby Servis může obsahovat i řádky za Náhradní vozidlo nebo Pneuservis. Náklad od dodavatele přijde na jedné nákupní faktuře.

• Kategorie údržby (Category Code)

  • Uživatel vybere z číselníku 1. úrovně nastavení nákladové stránky služby.

• Podkategorie údržby (Subcategory Code)

  • Uživatel vybere z číselníku 2. úrovně nastavení nákladové stránky služby.

• Kód údržby (Maintenance Code)

  • Uživatel vybere z číselníku 3. úrovně nastavení nákladové stránky služby.

• Popis (Description)

  • Systém přenese popis z kódu údržby. Uživatel může editovat.

• Přímá náhrada pojišťovnou (Compens. Insur. Company)

  • Na řádek povolenky se označení propíše ze speciálního kódu údržby pro odpočet částky hrazené pojišťovnou přímo servisu.

  • Pokud je označeno Ano, musí být “nákupní cena bez DPH” záporná. Na řádku je mínusem celková cena za opravu ze závěrečného listu pojišťovny k pojistné události, kterou zaplatila pojišťovna přímo servisu.

  • Pokud je označeno Ano, nebude systém ze záporné částky počítat bonus.

  • Do nákupní faktury mínusová částka vstupuje a narovnává úhradu, kterou má platit leasingová společnost dodavateli.

• Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)

  • Po výběru Kód úrovně systém přenese do řádku standardní kód nákupu a prodeje pro účtování nastavený na kódu údržby.

• Evidenční počet pneu/ráfek (Registered Number)

  • Pokud je na kódu údržby evidenční počet nastavený, systém ho přenese. Uživatel může evidovat.

  • Evidenční počet je důležitý u pneumatik a ráfků

• Kód měrné jednot (Unit Of Measure Code)

  • Uživatel může vybrat měrnou jednotku z číselníku, pokud její hodnota má na řádku význam.

• Předpokládaná cena bez DPH (Expected Price Excl. VAT)

  • Uživatel může zadat dohodnutou předpokládanou cenu.

  • Evidenční pole

• Nákupní cena bez DPH (Purchase Price Excl.VAT)

  • Uživatel zadá dohodnutou nákupní cenu, která bude podkladem pro řádek nákupní faktury v OC.

  • Pokud je použitý kód údržby označený Přímá náhrada pojišťovnou, pak nákupní cena musí být záporná.

• Nákupní cena bez DPH (LM) (Purch.Price Excl.VAT (LCY))

  • Vyplní systém – přepočítá „nákupní cenu bez DPH“ do lokální měny.

• Sleva % (Discount %)

  • Vyplní systém, pokud najde nastavenou slevu k dané položce v tabulce Slevy a bonusy rámcové servisní smlouvy

• Sdružená nákupní faktura Associated Purch.Invoice)

  • Příznak uživatel zapne, pokud je třeba přidat tento řádek do už vytvořené a zatím nezaúčtované nákupní faktury, vytvořené z jiné povolenky.

  • Po zatržení je třeba vybrat “číslo nákupní faktury” v následujícím poli. Výběr je zafiltrován na nezaúčtované faktury daného dodavatele.

• Číslo nákupní faktury (Purchase Invoce No.)

  • Vyplní system při vytvoření nákupní faktury z daného řádku – funkce Vytvořit nákupní fakturu. Funkce zatrhne needitovatelné pole “Nákupní faktura vytvořena” a vyplní “Datum vytvoření nákupní faktury”

  • Uživatel může číslo nákupní faktury vybírat jen v případě sdružené faktuy.

• Typ text (Type Text)

  • Uživatel označí, pokud daný řádek obsahuje pouze text. Lze pak použít při fakturaci do tisku.

• Poznámka (Coment)

  • Textové pole

Systém po vytvoření nákupní faktury a následném zaúčtování propisuje na řádek údaje:

• Nákupní faktura vytvořena (Purchase Invoice Created)

• Datum vytvoření nákupní faktury (Purch.Invoice Creation Date)

• Číslo zaúčtované nákupní faktura (Posted Purchase Invoice)

• Číslo faktury dodavatele (Vendor Invoice No)

  • Pokud je uživatel vyplní před spuštěním funkce Vytvořit nákupní fakturu, systém číslo přenese do dialogového okna funkce.

Na řádku může uživatel nastavit:

• Fakturovat na (Invoice To)

  • Zde uživatel volí, kdo platí náklady, kam přijde nákupní faktury

  • Výchozí hodnota je Leasingová společnost

  • Druhá možnost “zákazník” je pouze evidence, že nákupní faktura půjde přímo k zákazníkovi.

Záložka Prodej

Na záložce prodej může nastavit přefakturaci nákladu na klienta – příznak Refakturovat.

Už na produktu financování či šabloně je možno nastavit, že služba má být zákazníkovi refakturovaná. Pak při vystavení povolení servisu je řádek označený k refakturaci, ale uživatel může odznačit.

• Kód standardního prodej (Standard Sales Code)

  • Systém přenese z nastavení na kódu údržby

• Refakturovat (Reinvoice)

  • Pokud uživatel pole zatrhne, systém předvyplní „Částku k refakturaci“ dle nákupní ceny bez DPH na řádku. Uživatel může Částku k refakturaci editovat. Systém do pole „Rozdíl refakturované částky“ dopočte rozdíl „částky k refakturaci“ oproti „nákupní ceně bez DPH“.

  • Pole může zatrhnout (přednastavit) systém automaticky v případě že nastal některý z těchto případů:

    • Služba daného typu není na smlouvě o financování

    • Služba na smlouvě o financování je označena „refakturovat“ (Může být zadáno na produktu financování či šablony o financování.)

    • Příslušný „kód údržby“ je nastaven s příznakem „refakturovat“

  • Pokud je smlouva o financování v cizí měně, systém částku k refakturaci přepočítává do měny smlouvy

    • Nákupní cenu v lokální měně přepočítá dle aktuálního kurzu měny z hlavičce smlouvy o financování

    • Uživatel může částku k refakturaci editovat, ale musí si být vědom, že je to částka v měně smlouvy.

• Způsob refakturace (Reinvoice Method)

  • Výchozí hodnota je Hromadná refaktruace (Mas Invoice). Úloha Hromadná refakturace servisu pak sbírá řádky povolenek, nastavené k refakturaci.

  • Individuální faktura (Individual Invoice) – uživatel vyfakturuje spuštěním funkce Přefakturovat zákazníkovi okamžitě

  • Vyúčtování (Billing) – částka k refakturaci se uplatní ve finančním vyrovnání

  • Hodnota nadměrného poškození (Excessive Wear) - náklad zůstává v nákladech společnosti, částka k refakturaci je 0. Nepřefakturuje se z povolení servisu. Náklad při vyúčtování systém vezme z karty předmětu - záložka „ukončení“, pole „nadměrné opotřebení“ -kde je odhadovaná hodnota. (leasingová společnost dala opravit nadměrné opotřebení)

• Částka k refakturaci (Amount To Reinvoice Excl. VAT)

  • Po zatržení pole Refakturovat systém předvylní nákupní cenou bez DPH. Uživatel může editovat

• Rozdíl refakturované částky (Reinvoiced Amount Difference)

  • Systém počítá rozdíl mezi nákupní cenou a částkou k refakturaci

• Poznámka pro zákazníka (Comment for Customer)

  • Textové pole, které lze využít v tisku pro zákazníka

• Refakturovat komu (Reinvoice To)

  • Defaultně je vyplněno číslo zákazníka smlouvy o financování

  • Pokud je třeba přefakturovat jinému subjektu, je možno v tomto poli vybrat jiné číslo zákazníka.

• Refakturované (Reinvoiced)

  • Toto pole označí systém po vytvoření prodejní faktury. Propíše také číslo prodejní faktury a po zaúčtování i číslo zaúčtované prodejní faktury.

• Číslo prodejní faktury (Sales Invoice No.)

  • Vyplní systém po vytvoření prodejní faktury

• Číslo zaúčtované prodejní faktury (Posted Sales Invoice)

  • Vyplní systém po zaúčtování prodejní faktury

Záložka Pneuservis

Při druhu služby „pneuservis“ je zde možno upřesnit údaje pro Typ pneuservisu Pneu nebo Ráfky. Pro ostatní typy pneuservisu (uskladnění, přezouvání, příslušenství k ráfkům) bude mít Typ pneuservisu hodnotu „prázdný“.

Pokud je řádek povolenky na nákup pneu, po výběru typu služby systém doplní „kódu služby pneumatik“ ze služby na smlouvě a doplní kategorii pneu, šířku, profil a ráfek z detailu služby pneu.

Záložka Ostatní

• Vytvořeno automaticky NE / ANO

  • Needitovatelné pole

  • Systém označí Ano u řádků, které vytváří dodatečně

    • při zpracování „nákup do limitu“ = schválení bez povolení (dodatečné)

    • při zpracování „importu datové věty“ systém dodatečně tvoří povolenku,

    • při zpracování pojistné události na seznamu faktur,

    • při vytvoření rozdílového řádku mezi částkou fa v seznamu faktur a přiřazených řádků SP nebo přiřazené dávky

• Datum vytvoření

  • Kdy řádek vznikl

• Vytvořil

  • Který uživatel založil řádek povolenky

• Datum opravy do

  • Evidenční pole, uživatel si může zaznamenat datum, které dodavatel přislíbil

Záložka Bonusy

Systém dle nastavení kódu údržby, zda se jedná o práci nebo o materiál při zadání nákupní ceny na řádku vyplní částku bonusu (materiál) nebo částku bonusu (práce).

Na základě nastavení slev a bonusů na rámcové servisní smlouvě kódu doplní při vytvoření nákupní faktury bonusy.

• Číslo bonusu (materiál) (Bonus No. (parts)

• Číslo bonusu práce (práce) (Bonus No. (labour))

• Bonus % (materiál) (Bonus % (parts)

• Bonus % (práce) (Bonus % (labour))

• Částka bez DPH (materiál) (Amount Excl.VAT (parts)

• Částka bez DPH (práce) (Amount Excl.VAT (labour))

• Datum fakturace bonusů

  • Systém předvyplní datum dle nákupní faktury. Fakturovat bonusy je možno po zpracování nákupní faktury. Datum může uživatel editovat.

• Výchozí datum fakturace bonusů

  • Systém vyplní po zaúčtování nákupní faktury. Je to výchozí datum pro fakturaci bonusů.

Pokud je na řádku povolenky použitý kód údržby označený Přímá náhrada pojišťovnou, pak nákupní cena je záporná a systém neplní Částku bez DPH (materiál) ani Částku bez DPH (práce). Leasingová společnost má nárok na bonus z celé nákupní ceny bez ohledu na to, že část byla uhrazená servisu přímo pojišťovnou.

Záložka Storno

Pokud existuje k řádku nákupní nebo prodejní dobropis, jsou čísla dobropisů propsaná na tuto záložku.

Schválení povolenky

Pokud uživatel změní stav povolení servisu na Schválené – systém přidělí Schvalovací číslo z číselné řady, připojené k danému „Typu služby“

Systém přidělí na povolení servisu „Schvalovací číslo“, zapíše uživatele, který schválil povolenku, datum a čas schválení – viz záložka Povolení servisního úkonu.

Po změně stavu Schváleno již nemůže uživatel vrátit stav Příprava.