Nastavení systému

Nastavení informačního systému Microsoft Dynamics 365 Business Central je základním předpokladem pro správné fungování procesů a funkcí implementovaných v systému.

Bez nastavení nelze provést migraci počátečních dat ani používat navazující funkce pro zpracování vlastní evidence.

Závislosti a předpoklady

• Nastavení je v odpovědnosti leasingové společnosti, SEY poskytuje pouze součinnost

• Udržování aktuálnosti číselníku mezi databázemi je v taktéž v odpovědnosti leasingové společnosti

• Pokud je v systému více mandantů, nastavení musí být v oblasti společných číselníků (tj. číselníků, které používají všichni mandanti v rámci implementovaného systému) kompatibilní s ostatními mandanty.

Uživatelský popis dokumentované oblasti

Nastavení doporučujeme provést a sledovat různě, SEY preferuje přes Sešit konfigurace (Configuration Worksheet):

• Sešit konfigurace je součástí širší funkcionality tzv. Rapid Start

• Výhodou je, že přes Configuration Setup je možné k jednotlivým tabulkám přiradit např. Kategorii (Nízká, Střední, Vysoká, Nepoužito), odpovědného analytika dodavatele, odpovědného uživatele zákazníka a jiné hodnoty

• Ze strany dodavatele se jedná o doporučený způsob.

  Oba způsoby obsahují stejné číselníky, rozdílný je pouze způsob evidence.

Další poznámky:

• Rozsah nastavení je rozdílný pro každou leasingovou společnost, a to v závislosti na poskytovaných finančních produktech, pracovních procesech atd.

• Seznam číselníků obsahuje pouze hlavní (hlavičkové) tabulky. Pokud se jedná o tzv. návazné tabulky, uživatel k těmto tabulkám má přístup vždy z hlavní tabulky.

• Číselníky/nastavění jsou dostupné přes:

  •  lupu na vyhledávání (pouze ty číselníky, které jsou „vytaženy“ v menu)

  •  Manual Setup

  •  Sešit konfigurace (Configuration worksheet)

V následujících kapitolách je popsaná práce s Manual setup jako i s Configuration Worksheet.

Sešit konfigurace

Ze strany SEY je preferován tento způsob řízení nastavění.

SEY doporučuje následovní postup:

• založení nové databáze

• založení uživatelů (Users)

• založení Zamestnanců (Employees)

• založení Nastavení uživatelů (User Setup)

• práce s Konfiguračným sešitem (Configuration Worksheet):

  • import konfiguračního sešita např. z demo db Seyfor

  • přidelení analytika dodavetele a leasingové společnosti k jednotlivým tabulkam

  • zahájení nastavení tabulek

  • aktivní práce s Konfiguračním sešitem

Sešit konfigurace je možné otevřít:

• Přes lupu zadáním Sešit konfigurace

• Přes rozšířené menu (tlačítko „tři čárky“)/Prozkoumat vše

Sešit konfigurace naplní dodavatel (SEY), jeho aktualizace v případě doplnění nových tabulek již vykoná leasingová společnost.

Níže popisujeme pouze některé nejdůležitější pole a funkce.

Pole:

• Typ řádku (Line Type)

  • Je možné vybrat z hodnot:

    • Oblast – pouze evidenční charakter

    • Skupina – evidenční charakter, ale pokud jsou jednotlivé tabulky součástí tzv. Rapid balíčků, doporučuje se, aby Název skupiny=název balíčku

    • Tabulka – nejnižší úroveň, musí obsahovat detailní informace o dané tabulce. Dále budeme popisovat hodnoty polí pouze pro tento typ řádku.

• ID tabulky (Table ID)

  • ID daného číselníku, je možné vybrat přes lookup

• Název (Name)

  • Název doplní systém automaticky po výběru ID tabulky dle nastaveného jazyka uživatele.

  • Pokud uživatel pak přepne jazyk, název se nepřepne do nového jazyka. Pokud uživatel chce zaktualizovat název dle aktuálně nastaveného jazyka systému, může to vykonat pomoci volby Proces/Aktualizuj názvy tabulek.

• Použití tabulky (Table Usage)

  • Editovatelné

  • Je možné vybrat z následovných hodnot (ENUM):

    • Prázdní (empty) – nastavit na řádku Skupiny (Group)

    • Standard BC (Standard BC) – pokud daná tabulka je součástí standardního Business Central

    • Obecné OC (General OC) – daná tabulka je součástí obecního nastavení OneCore

    • Sml. se službami (Contr. With Services) – daná tabulka je součástí nastavení smluv se službami

    • Pojištění (Insurance) - daná tabulka je součástí nastavení pojistného modulu OneCore

    • Půjčovna (Rent) - daná tabulka je součástí nastavení modulu Rent OneCore

• Pro nastavení OneCore (For OneCore Setup)

  • Editovatelné.

  • Defaultní hodnota N.

  • Změní uživatel na Y, pokud je nastavení dané standardní BC tabulky potřebné pro nastavení jakékoliv OneCore tabulky.

• Kategorie (Category)

  • Editovatelné pouze pro Typ řádku=Tabulka

  • Je možné vybrat z hodnot (dle velikosti tabulky, pouze subjektivní posouzení)

    • Prázdní (default)

    • Nízká

    • Střední

    • Vysoká

    • Nepoužito – nastavit, pokud se daná tabulka nevyužívá v podmínkách konkrétní leasingové společnosti

• ID uživ. dodav. (Vendor User ID)

  • Výběr z Nastavení Uživatelů (User Setup), analytik SEY, který konzultačně zastřeší dané nastavení.

• Jméno uživ. dodav. (Vendor User Name)

  • Jméno daného analytika SEY, doplní systém automaticky z tabulky Users (Uživatele), pole Full Name

• ID uživatele (User ID)

  • Výběr z Nastavení Uživatelů (User Setup), uživatel leasingové společnosti, který je odpovědní za dané nastavení.

• Jméno uživatele (User Name)

  • Jméno daného uživatele, doplní systém automaticky z tabulky Users (Uživatele), pole Full Name

• ID migr. analytika (Migr. Analyst ID)

  • Výběr z Nastavení Uživatelů (User Setup), uživatel leasingové společnosti, který je odpovědní za migrace dané oblasti.

• Jméno migr. analytika (Migr. Analyst Name)

  • Jméno daného uživatele, doplní systém automaticky z tabulky Users (Uživatele), pole Full Name

• Připravenost % (Readiness %)

  • Je možné doplnit %-ný odhad připravenosti daného nastavení dle subjektivního posouzení odpovědního uživatele leasingové společnosti

  • hodnotu vždy doplnuje odpovědní uživatel leasingové společnosti

• Relevantní pro migrace (Relevant for Migration)

  • Nastaví uživatel na A, pokud je dané nastavení relevantní pro migrace

• Připravený pro migrace (Ready for Migration)

  • Nastaví uživatel na A, pokud je dané nastavení připraveno pro migrace

• Připravený pro UAT (Ready for UAT)

  • Nastaví uživatel na A, pokud je dané nastavení připraveno pro UAT (user acceptance testing)

• Připravený pro Business Portal (Ready for BP)

  • Nastaví uživatel na A, pokud je dané nastavení připraveno pro Business Portal

• Poznámka (Note)

  • Je možné doplnit textovou poznámku (využívá analytik dodavatele).

• Poznámka fin. spol. (Note Fin. Company)

  • Je možné doplnit textovou poznámku (využívá analytik leasingové společnosti).

• Dokončit do (Complete To)

  • pro evidence termínu do kdy bude nastavění dané tabulky dokončeno

• ID stránky (Page ID)

  •  Výběr přes lookup, doplnit ID page, které se má otevřít při otevření daného nastavění

• Titulek stránky (Page Caption)

  •  Doplní systém automaticky dle ID stránky

• Vytvořeno (Created At)

  •  Doplní systém automaticky datetime vytvoření řádku

Ostatní pole – význam je vysvětlen v bublinovém helpu (tooltips).

Otevření dané nastavení:

• Přes menu Proces/tlačítko Otevřít

• Ve faktboxu Tabulky balíčku, rozkliknutím Počet položek v databázi.

Po otevření se otevře příslušné nastavění/číselník a uživatel může jí naplnit.

Proces nastavení

Odpovědnost za provedení nastavení je plně na straně leasingové společnosti. Ze strany dodavatele bude zajištěna podpora při nastavení (konzultace a workshop) v rozsahu definovaném ve smlouvě o dodání projektu.

Nastavení systému možno rozdělit na dva základné způsoby:

• Manuální nastavení – nastavení je vykonávané manuálně, ručním zadáním dat. Pokud se leasingová společnost rozhodne využívat funkcionality nástroje Rapid Start na plnění některých tabulek, využívání a správné nastavení tohoto nástroje je ve výlučné odpovědnosti leasingové společnosti

• Hromadné nastavení – nastavení je realizováno integrací/importem dat. Do této skupiny mohou patřit číselníky/tabulky pro vytvoření katalogových karet i samotné katalogové karty (např. importem od externího dodavatele)

Nastavení systému navrhujeme realizovat dle jednotlivých oblastí (tzv. Skupina):

• Pro každou oblast i tabulku je určen analytik za dodavatele, který navrhne případné nevyužití dané tabulky v podmínkách dané leasingové společnosti

• Pro každou oblast i tabulku je nutné ze strany leasingové společnosti určit odpovědnou osobu za její nastavení

• Analytik dodavatele vykoná zaškolovací workshop s odpovědnou osobou:

  • Pokud je možné (z časových důvodů, složitosti, dostupnosti související nastavění, atd.) danou tabulku kompletně nastavit, bude toto nastavení realizováno v rámci zaškolovacího workshopu

  • Pokud nebude možné vykonání kompletního nastavení, na zaškolovacím workshopu bude vykonáno vysvětlení i se založením vzorových/ukázkových záznamů (nastavení), zbytek nastavení vykoná (zajistí) odpovědná osoba objednatele

• Jednotlivé tabulky jsou zařazeny do Skupin. Při nastavovaní doporučujeme dodržovat posloupnost nastavení po jednotlivých oblastech, v některých případech ale bude potřebné pořadí tabulek upravit, případně nastavení dané tabulky realizovat v několika krocích.

Nastavení se považuje za kompletní, když je tak označeno v pole Připravenost. Tedy je na daném záznamu sloupec Připravenost nastaven na 100% (100% doporučujeme doplnit po dodání a nastavení všech úprav zejména před zahájením UAT testů).