Fakturace transakcií tankovacích karet

Postup vzniku tankovacích transakci je popsaný v Tankovací karty.

Nastavení pro fakturační úlohu

Tiskový report faktury

Tiskový report pro zaúčtovanou fakturu se generuje dle nastavení v tabulce Nastavení tiskových výstupů fakturace (Invoice Printout Setup).

Textace faktury, dimenze, číselných řad a povolení přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu

Toto nastavení je možné provést v Nastavení smluv se službami.

V záložce Obecné se nastavuje

• Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu

  • Pokud je nastaveno “Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu” = Ano, lze přefakturovat na zákazníka transakce tankovacích karet ještě dříve, než je zaúčtovaná nákupní faktura.

Podrobnější popis v Nastavení Business .

V záložce Číslování se nastavuje

• Číselná řada pro refakturaci záznamů tankovacích karet do pole Čísla PHM prodejných faktur.

Podrobnější popis v Nastavení Business .

V záložce Hromadná fakturace se nastavuje

• Text do faktury výběrem kódu standardního textu do pole Kód standardního textu PHM

• Kód Dimenze pro hromadnou fakturaci. Tento kód dimenze se využívá pro všechny hromadné fakturace, ne jen pro PHM.

Nastavení účtovaní

Nastavení účtování jednotlivých řádků prodejní faktury se nastavuje v Mapování fakturačního interface v návaznosti na Kód země a Kód zboží v poli Kód standardního prodeje.

Tento kód se při importu transakcí dotahuje do tabulky Transakce tankovací karty a následně při přefakturaci se z daného Kódu standardního prodeje plní číslo finančního účtu do řádku prodejní faktury.

Specialitou je Servisní poplatek z transakcí tankovací karty. Ten není uveden v importním souboru ale dopočítává se. Výpočet i nastavení je popsáno v Nastavení fakturačního interface, .

Nastavení na kartě zákazníka

Na kartě zákazníka se nastavuje:

• Kód platební podmínky

  • nastavení systém používá při vystavovaní prodejných faktur pro pole Datum splatnosti

  • jedná se o standardní pole

• Způsob fakturace PHM a servisu

  • uživatel nastaví požadovanou fakturaci transakci tankovacích karet.

  • Může být: za zákazníka/za obchodní místo zákazníka/za smlouvu/za zákazníka a typ kalkulace/ za rámcovou smlouvu

  • Podle nastavení bude systém vytvářet hromadné prodejní faktury z transakcí tankovací karty a servisních povolenek.

Příklad fakturace za obchodní místa zákazníka

Podle dvě smlouvy na různé obchodní obchodního místa zákazníka.

Jsou dvě smlouvy OL1700104 (Zlín) a OL1700103 (Praha) na jednoho zákazníka Provis – vyfakturovala jsem transakce z 11.6.2021:

Vytvořil správně dvě faktury:

propsal číslo zaúčtované /nezaúčtované faktury do Transakce tankovací karty:

V hlavičce faktury je uvedena leasingová smlouva i obchodní místo zákazníka:

Hromadná fakturace tankovacích karet (Mass invoicing of fuel cards)

Hromadnou fakturaci tankovacích karet můžeme spustit s filtrem na zákazníka a s filtrem období transakcí tankovací karty:

• Datum od

  • Uživatel zadá začátek období od kterého budou zahrnuty transakce do reportu/faktury.

• Datum do

  • Uživatel zadá konec období od kterého budou zahrnuty transakce do reportu/faktury.

• Zúčtovací datum

  • Uživatel zadá zúčtovací datum pro prodejní fakturu

• Datum DPH

  • Uživatel zadá datum DPH pro prodejní fakturu

• Tisknout

  • uživatel zatrhne, pokud má systém při tvorbě faktury zároveň i tisknout faktury s přílohami (tiskne se pouze příloha PDF)

Tvorba faktury

Systém prochází „Transakce tankovací karty“ a filtruje podle Data transakce spadající do fakturovaného období:

Další filtr je příznak „Fakturováno“ = NE:

Dalším filtrem je, příznak „Chyba“ = NE:

Pokud není v Nastavení smluv se službami povolena přefakturace PHM bez zaúčtovaného nákupu, tak dalším filtrem pro fakturu na zákazníka je vyplněné „Číslo zaúčtované nákupní faktury“:

Na základě Čísla zákazníka systém zjistí Způsob fakturace na zákazníka:

• Za zákazníka – jedna faktura za všechny smlouvy zákazníka.

• Za nákladové středisko – tolik faktur, kolik je nákladových středisek zákazníka

• Za smlouvu – tolik faktur, kolik je leasingových smluv

• Hromadně za zákazníka a typ kalkulace (Otevřená / Uzavřená) – maximálně dvě faktury za zákazníka

• Hromadně za rámcovou smlouvu – za rámcovou smlouvu zákazníka jedna faktura

Dále bude procházet tabulku „Jednorázový poplatek tankovací karty“ a filtrovat podobně jak transakce tankovací karty:

• Fakturovat = Ano

• Způsob fakturace = Faktura za PHM

• Faktura vystavena = Ne

• Datum vzniku poplatku – musí odpovídat zadanému období

Systém vytváří prodejní fakturu, kterou plní následovně:

• Systém vytváří hlavičku nezaúčtovaný faktury, do který plní:

  • číslo zákazníka

  • hodnotu v poli Typ tisku faktury: Fuel

  • hodnotu v poli Smlouva Kód: Mass v hlavičce faktury

  • Zúčtovací datum plní z dialogového okna z pole Zúčtovací datum

  • Datum DPH = plní z dialogového okna z pole Datum DPH

  • Datum splatnosti = Zúčtovací datum + Kód platební podmínky z karty zákazníka

  • Kód měny = zůstává prázdný bez ohledu na měnu zákazníka/smlouvy, faktura je vždy v lokální měně

  • Kód penalizace = Kód penalizace z karty zákazníka

  • Kód podmínky upomínkovaní = Kód podmínky upomínkovaní z karty zákazníka

• Řádky faktury plní:

  • 1 řádek faktury se tvoří za 1 řádek bufferu. A v bufferu se seskupuje za smlouvu, Kód std. prodeje a DPH účto skupinu zboží. Tzn. transakce se stejnými hodnotami se sloučí do jednoho řádku bufferu, s odlišnými zakládá nové řádky bufferu. Plus nový řádek pro poplatek, který je zadaný na kartě tankovací karty.

Po zaúčtování hromadné faktury (je vytvořena na obecný Kód smlouvy) budou jednotlivé položky faktury přeúčtovány ke konkrétním smlouvám a číslo zaúčtované prodejní faktury se propíše do Transakce tankovací karty.

Hromadná úloha zpracovává jen typ dokladu faktura. Dobropis nevytváří.

Transakce tankovacích karet

• V případě zaúčtovaní faktury, systém vyplní v tabulce Transakce tankovacích karet pole:

  • pole Faktura vystavená na A

  • Číslo zaúčtované prodejný faktury

  •  pole Zúčtovací datum zaúčtované prodejný faktury

•  Po zaúčtovaní systém zobrazí systémovou hlášku: X úspěšně zaúčtované faktury a neúspěšně Y. Přejete si otevřít log? A/N

  • Pokud zadá uživatel ANO – otevře se Log Tankovacích karet s filtrem len na vytvořené záznamy během spuštěni úlohy.

Log hromadné fakturace tankovacích karet

Hromadná úloha zapisuje úspěch/neúspěch při fakturaci transakci tankovacích karet.

Číslo zákazníka systém do logu plní jen v případě chyby. Pokud systém zjistí chybu při zpracování faktury na zákazník, zapíše do logu o kterého zákazníka šlo a chybovou hlášku.

Při úspěchu systém zapíše číslo smlouvy, číslo faktury, částku faktury, datum a čas vytvoření.

Pokud je ve faktuře na zákazníka spolu s transakcemi za PHM zahrnut i poplatek, v logu se objeví dvě položky:

Systém do logu zapíše zvlášť položku „za poplatek“ (položku 13) a zvlášť položku „za transakce“ (položka 14). Faktura je jedna, stejná v obou položkách.

Zaúčtovanou fakturu je možné dobropisovat standardní funkcionalitou, ale záznamy v tabulce Transakce tankovacích karet, pole Faktura vystavená ANO nezmění, tj. není možné vystavit opětovně fakturu. Je potřebné vytvořit nové záznamy importem transakci tankovacích karet.

Příklad Fakturace zákazníkovi – tankování v zahraničí a zároveň jednorázový poplatek

Založen poplatek na kartu FC00006, zákazník Z00010 je stejně jak transakce 3.7.2021:

Spustím hromadnou fakturaci se stejnými filtry (období, zákazník):

Výsledek systém zahlásí: “Dokončeno bez chyby”

Číslo prodejních dokladů propsáno do transakce:

Faktura je jedna 103052 dle nastavení na kartě zákazníka:

DPH je správně jen z poplatku 2,52, protože tankování bylo v zahraničí

Příloha k faktuře PHM

Přílohu k faktuře za PHM lze vytvořit/otevřít ze zaúčtované prodejní faktury k PHM:

po spuštění úlohy se zobrazí dialogové okno:

Volba:

• Odeslat do

  • přílohu je možné otevřít v MS Excel, MS Word, PDF,…dle standardní funkcionality

• Tisk

  • příloha je otevřena v náhledu pro tisk

• Náhled a Zavřít

  • příloha je otevřena na obrazovce