Tisk a odesílání prodejních dokladů

Nastavení tiskového Reportu, příloh

Report (přílohy) pro tisk a odesílaní

Systém po spuštění funkce pod tlačítkem Tisk nebo Vytvořit přílohu na kartě prodejního dokladu (faktury/dobropisu) načte report z tabulky Nastavení tiskových výstupů fakturace (Invoice Printout Setup), podle hodnoty na kartě prodejního dokladu v poli Typ tisku faktury (Invoice Print Type) a Typu dokladu (Document Type).

Nastavení tisku fakturace

V tabulce jsou pole:

• Invoicing Type = Typ Fakturace

  • Pokud je hodnota:

    • Individual

      • systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).

        • Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type – Prázdné.

    • Splátka (Payment)

      • systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).

        • Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type = Payment.

    • Servis (Maintenance)

      • systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).

        • Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type = Servis (Service).

    • PHM (Fuel)

      • systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).

        • Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type = Fuel 

• Typ dokladu (Document Type)

  • systém filtruje podle typu dokladu při dohledávaní záznamu

• Report ID

  • uživatel vybírá report, který se generuje při Tisku anebo ukládaní příloh do příloh dokladu

• Email Body Layout Code

  • nastavení pro tělo mailu

• Předmět mailu (E – mail Subject)

  • systém načítá hodnotu do těla mailu

• Název přílohy (E – mail Attachment Name)

  • název přílohy pro typ Attachment Sales Invoice

• Odeslat (Sent To)

  • vybírá se Jobresponsibilita kontaktu, který se má doklad odesílat

Karta zákaznika

V záložce Fakturace se nastavuje hromadné odesílaní prodejných dokladů pro zákazníka.

Hromadné odesílaní prodejných dokladů:

• Prázdna hodnota

  • Systém nezpracovává doklad (neodesílá, nepřepíná stav odeslání)

• Hromadné úlohy

  • Fakturační úlohy: Účtovaní splátek so službami (Post Financing Payment (with services); Hromadná fakturace tankovacích karet (Mass Invoicing Fuel Cards); Hromadná refakturace servisu (Mass Reinvoice Maintenance); Účtovaní hromadného dobropisu (Post Billing Credit Memos)  po zaúčtovaní dokladu hned aj odesílají doklad a to:

    • Vytvářejí, ukládají přílohy

    • Přepínají na kartě Stav dokladu = Kompletní

    • Stav Odesílaní E – mail

      • Odesláno = ak je odeslaný mail

      • Nedosláno – chyba = ak odesílaní selhalo.

        • Do Text chyby odesílaní Email zapíše popis chyby

• Periodická úloha

  • Po spuštění úlohy Hromadné odesílání dokladů systém vytváří email pro jednoho zákazníka, v kterém sú všechny přiložené

• Periodická úloha Zip

• Po spuštění úlohy Hromadné odesílání dokladů systém vytváří email pro jednoho zákazníka, v kterém je přiložení Zip se všema přílohami dokladů. V Zipe je vytvořený adresář z příloh)

Stop Odesílaní:

• Ak je nastavené na ANO

  • hromadné fakturační úlohy, ani úloha Hromadné odesílání dokladů neodesílá prodejné doklady zákazníka.

Způsob odesláni faktur

V tabulce Způsob odeslání dokladů se definuje způsob odesláni prodejných dokladů (tisk, email),  jako aj vytváření dalších příloh pro jednotlivé fakturace pro daného zákazníka.

Pole:

• Typ fakturace

  • pro nižší uvedené fakturační úlohy systém dohledává záznam podle Typ Fakturace:

    • Účtovaní splátek so službami (Post Financing Payment (with services) = Typ fakturace Splátka

    • Hromadná fakturace tankovacích karet (Mass Invoicing Fuel Cards) = Typ fakturace = PHM

    • Hromadná refakturace servisu (Mass Reinvoice Maintenance) = Typ fakturace = Servis

    • Účtovaní hromadného dobropisu (Post Billing Credit Memos) = Payment

• Typ dokladu

  • Faktura/dobropis

• Typ odesláni dokladů:

  •  Tisk

    •  po zaúčtovaní systém odesílá doklad do tisku

  •  Email

    • po zaúčtovaní systém odesílá doklad nastavěný Jobresponsibilite kontaktu

• Formát přílohy (Attachment Format)

  •  vybírá se parametr pro vytvořeni formátu reportu

• ID sestavy přílohy

  • výběr reportu pro přílohu

• Název sestavy přílohy

  •  načítá se z vybraného reportu

• Kód rozvržení přílohy

  • načítá se so zvoleného rozvržení přílohy

• Popis rozvržení přílohy

  • výběr rozvržení přílohy  

• Název Přílohy

  • Textové pole

  • Systém při úkladní přílohy do příloh dokladu poměňuje přílohu zvoleným textem

Nastavení prodeje a pohledávek

V tabulce Nastavení prodeje a pohledávek, záložce E – mailing Setup se nastavují parametre úlohu Hromadné odesílání dokladů, jako je: ID report těla emailu (dataset pro email by měl obsahovat pole z karty zákazníka); Kód rozvržení těla emailu, Předmět, Název přílohy

Odesílaní prodejných dokladov

Ručné odesílaní prodejných dokladů

Po zaúčtovaní individuálního dokladu má uživatel možnost z karty dokladu odeslat emailem doklad aj s přiloženými přílohami.

Po zaúčtovaní má doklad:

• Stav dokladu = prázdné

• Stav odeslání e-mail = Neodesláno

 Uživatel zkontroluje prodejný doklad, následně přepne Stav dokladu = Kompletní

Uživatel tlačítkem Vytvořit přílohy (Create Attachment) vytvoří přílohy dokladu

Po spuštění tlačítka systém:

• Zkontroluje Stav dokladu = Kompletní

  • Ak není Stav dokladu = Kompletní zobrazí hlášku

• pro daný Typ tisku faktury (Invoicing Print type) na kartě prodejného dokladu:

  • vytvoří přílohy z Nastavení tisku fakturace (Invoice Printout Setup) a Způsob odesílaní dokladů (Customer Inv. Sending Method)

  • uloží jich do příloh (Attachment) dokladu

    • pro Report prodejný faktury přikládá Typ přílohy = Prodejná faktura

    • pro Report příloh přikládá do Příloh Typ přílohy = Externí příloha prodejný faktury, resp. dobropisu

    • ak uživatel vkládá přílohu, která se má přiložit aj do emailu tak musí v doplnit Typ přílohy =   Externí příloha prodejný faktury, resp. dobropisu

Následně přes tlačítko Email vytvoří  Email a odešle.

Po odeslaní se na kartě prodejného dokladu pole Stav odeslání - E-mail = Odesláno

Odesílání dokladů Hromadnými fakturačnými úlohami

Fakturační úlohy: Účtovaní splátek so službami (Post Financing Payment (with services); Hromadná fakturace tankovacích karet (Mass Invoicing Fuel Cards); Hromadná refakturace servisu (Mass Reinvoice Maintenance); Účtovaní hromadného dobropisu (Post Billing Credit Memos)  po zaúčtovaní dokladu, ak je na kartě zákazníka nastavené:

• Hromadné odesílání prodejních dokladů = Hromadné úlohy

• Stop odesílaní = NE

• Způsob odeslání faktur zákazníka pro daný Typ fakturace je Email = ANO

Systém po zaúčtovaní prodejných dokladů fakturačními úlohami:

• Odesílá prodejné doklady

• Přepisuje na kartě prodejného dokladu Stav odeslání - E-mail = Odesláno

• Zapisuje do logu fakturační úlohy Úspěch anebo Neúspěch

Úloha Hromadné odesílání dokladů

Úlohu Hromadné odesílání dokladů je možné spouštět z Role centra přes vyhledávaní, nebo opakovaně přes plánovač.

Úloha zpracovává prodejné doklady, len zákazníkům, který mají nastavené na kartě zákazníka:

• Hromadné odesílaní prodejných dokladů = Periodická úloha, anebo Periodická úloha Zip 

• Stop odesílaní = NE

Po spuštění úloha:

• prochází Přehled zaúčtovaných faktur a Přehled zaúčtovaných dobropisu;

• filtruje záznamy

  • Stav dokladu (Document Status) = Kompletní (Complete)

  • Stav odeslaní E mail (Sending Status – Email) = Neodeslaná (Not sent)

  • V hlavičce dokladu v poli API MASS Invoice (4026710), ak je:

    •  ANO sbírá do zásobníku

    •  NE - kouká do pole Shortcut Dimension 2. Podle dimenzi vyhledá kartu smlouvy, kde v API Financing Contract Header (4026397), ak je v poli Paym. Calendar is Tax Document (19032) hodnota v poli:

      • ANO + Invoice Print Type = Payment přeskakuje doklad (doklad nebude odeslaný), čeká na ruční odeslaní

      • NE = pokračuje na dál

• Záznamy seskupí podle

  •  Čísla zákazníka

    • Na kartě zákazníka kontroluje:

      • Hromadné odesílaní prodejných dokladů = Periodická úloha, anebo Periodická úloha Zip 

      • Stop odesílaní = NE

  •  Jobresponsibilities a to:

    • podle hodnoty v poli v Invoice Print Type (Sales Cr. Memo Header (114), Sales Invoice Header (112), vyhledá v tab. Invoicing Printout Setup záznam, který má Invoicing Type stejnou hodnotu, jako je v Invoice Print Type;

    • nalezeného záznamu hledá hodnotu v poli Send To (Job responsibilities)

Pozn. Ak by měl zákazník doklady se všechny typy fakturace, úloha by mu vytvořila:

• Jeden mail pro Jobresponsibilitu Invoice, v kterém by byly doklady se všechny typy fakturace

• Druhý mail pro Jobresponsibilitu FMN, v kterém by byly doklady jen pro Typ fakturace = Servis.

• seskupuje záznamy, vytváří mail:

  •  email

    • převezme z karty kontaktu Jobresponsibility

  •  tělo e – mail:

    • Systém z tab. Sales & Receivables Setup (311) načítá report z pole Email Body Layout Code

  • Předmět převezme

    • z tab. Sales & Receivables Setup (311) načítá hodnotu z nového pole E – mail Subject 

•  Do přílohy emailu, ak bolo na kartě zákazníka v poli Hromadné odesílaní prodejných dokladů:

  • Periodická úloha přikládá všechny přílohy z Attachment dokladů (nezazipuje jich)

  • Periodická úloha ZIP, všechny přílohy zazipuje. V Zipe vytváří adresář podle čísel jednotlivých doklad, v kterých sú přílohy.

• Odesílá e – mail

• Na karty dokladů zapisuje hodnotu do nového pole Sending Status – Email (79280) Odeslané

  • ak při vzniku E mailu, anebo při odesílaní vznikne chyba, tj. E – mail se neodešle. Systém do pole Sending Status – Email přepne Neodeslané – chyba a do Text chyby odesláni zapíše chybu.

Uživatel si v Odeslaných e-mailech může zkontrolovat, či emaily boly odeslané zákazníkem.