Proces řádného ukončení smluv bez služeb

Tato kapitola popisuje proces řádného ukončení smlouvy bez služeb z procesního pohledu tak, jak je potřebné postupovat ve správném pořadí. Tento proces zahrnuje tři hromádné úlohy, resp. související kroky:

• Proces č. 1 - jedná sa o zahájení procesu řádného ukončení smlouvy, vétšinou několik týdnů před uplynutím doby fsmlouvy. Zahrnuje změnu detailního stavu smlouvy většinou z Aktivní na Ukončované (nebo obdobní stav), generování infolistu (dopis 1).

• Proces č. 2 - hromadná fakturace prodejných cěn, generování faktury případně infolistu (dopis 2).

• Prcoes č. 3 - finální krok, záverečná kontrola smlouvy. Generování infolistu, případně jiných dokumentů, změna detailního stavu smlouvy na archivní.

Proces č. 1:

Řádné ukončení smlouvy (změna detailního stavu smlouvy)

Pro hromadnou změnu stavu smlouvy ze stavu Aktivní do stavu Ukončovaná (a jí odpovídající detailní stav) slouží v systému úloha Řádné ukončení smluv.

Úlohu najdete na rolecentru OneCore – Financování v časti Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.

Po spuštění úlohy systém zobrazí dialogové okno.

Záložka Možnosti:

• Datum ukončení od (Closing Date From)

  • Systém automaticky přednastaví na datum prvního dne aktuálního měsíce, ve kterém je úloha spuštěna

  • Editovatelné pole při ručním spuštění úlohy, uživatel může změnit

  • Při spuštění úlohy z plánovače je pole prázdné

• Datum ukončení do (Closing Date To)

  • Systém automaticky přednastaví na datum posledního dne aktuálního měsíce, ve kterém je úloha spuštěna

  • Editovatelné pole při ručním spuštění úlohy, uživatel může změnit

  • Při spuštění úlohy z plánovače systém doplní datum vypočtený jako systémové datum + počet dní z pole Počet dní před rádným ukončením v Nastavení OneCore

Záložka Hlavička smlouvy o financovaní

Obsahuje přednastavená pole pro filtrování:

• Číslo (No.)

• Číslo zákazníka (Customer No.)

Uživatel může přidat další pole pro filtrování ze všech polí z hlavičky smlouvy.

Po potvrzení OK systém zpracovává smlouvy, kde:

• Detailní stav je z filtru detailního stavu smluv zadaného v poli Filtr detailních stavů pro zpracování řádně ukončovaných smluv v tabulce Nastavení OneCore

• Datum předpokládaného ukončení je z intervalu zadaného v dialogovém okně v polích Datum ukončení od a Datum ukončení do

• Rozdíl mezi předpokládaným datem ukončení a datem spuštění úlohy ≤ Počet dní před řádným ukončením v Nastavení OneCore

• Nejsou změnové kopie nebo se nejedná o variantu smlouvy

Na takto vyfiltrovaných smlouvách systém:

• V případě, že v Nastavení OneCore je hodnota pole Kontrolovat zaúčtování všech splátek = Ano, kontroluje že jsou zaúčtovány všechny řádky splátkového kalendáře (řádné splátky, splátky časového rozlišení) s výjimkou řádku s prodejní cenou

• Kontroluje, že ke smlouvě neexistuje žádná nezaúčtovaná individuální faktura.

Na všech smlouvách, které splňují výše uvedené podmínky systém:

• Změní detailní stav smlouvy na detailní stav nastavený v poli Detailní stav řádně ukončované smlouvy v Nastavení OneCore – záložka Ukončení a odpovídající stav smlouvy

• Výsledek změny zapíše do Logu řádného ukončení (úspěch i neúspěch)

• Na smlouvách, které vyhovovali všem podmínkám a došlo k změně detailního stavu smlouvy systém označí pole Tisková fronta 1 = Ano (technické pole, uživatelsky neviditelné)

• Naplní Tiskovou frontu smluv řádného ukončení – List 1 smlouvami, na kterých došlo ke změně stavu a detailního stavu smlouvy (příznak Tisková fronta 1 = Ano a Vytištěno = Ne)

• Po ukončení úlohy uživateli zobrazí hlášku Hotovo.

Log řádného ukončení smluv

Výsledek úlohy Řádné ukončení smluv je zaznamenán v tabulce Log řádného ukončení, kde systém zaznamenává úspěchy (proběhl detailní stav smlouvy) a chyby.

Log najdete na rolecentru OneCore – Financování v časti Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.

Pole:

• Číslo smlouvy o financovaní (Financing Contract No.)

  •  Doplní systém číslo smlouvy o financovaní

  •  Needitovatelné pole

• ID Uživatele (User ID)

  • Doplní systém ID Uživatele, který spustil úlohu, resp. ID pod kterým je spuštěna úloha z plánovače

  • Needitovatelné pole

• Datum a čas změny (Change Date and Time)

  •  Doplní systém Datum a čas zápisu záznamu do logu

  •  Needitovatelné pole

• Výsledek (Result)

  •  Doplní systém z možností:

    • Úspěch

      • V případě, že změna detailního stavu proběhne bez chyb

    • Chyba

      • V případě, že změna detailního stavu proběhne s chybou

  •  Needitovatelné pole

• Popis chyby (Error Detail)

  • Doplní systém v případě, že Výsledek = Chyba.

  • V poli je zobrazený detail chyby, která zabránila změně detailního stavu smlouvy. Např. Na smlouvě jsou nezaúčtované řádky (Splátka), Existuje minimálně 1 nezaúčtovaná individuální faktura atd.)

  •  Needitovatelné pole

Smlouvy, které skončily chybou, systém ponechá beze změny. Po odstranění chyby uživatelem bude systém smlouvu zpracovávat při nejbližším spuštění úlohy Řádné ukončení smluv (při ručním spuštění bude smlouva zpracována pouze v případě, že bude vyhovovat zadanému filtru Datumů, při spuštění z plánovače úloh padne do zpracování automaticky).

Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 1

Po dokončení úlohy Řádné ukončení smluv systém smlouvy, na kterých proběhla změna stavu a detailního stavu smlouvy, zobrazí v tabulce Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 1

Přehled najdete pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.

Tiskovou frontu lze zobrazit také z role centra OneCore - Financování přes tlačítko Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 1“

Tisk dokumentů z fronty je možný jednotlivě za smlouvu nebo hromadně za vybrané smlouvy.

Označením smlouvy a potvrzením tlačítka Tisk v páse karet uživatel spustí tisk dokumentů, které jsou definovány v tabulce Definice tisku řádně ukončovaných smluv pro fázi tisku Dopis 1.

Pro hromadný tisk uživatel označí vybrané smlouvy a potvrdí tlačítko Tisk. Systém nadefinované dokumenty vygeneruje postupně za každou smlouvu ve formátu PDF pod názvem definovaným v Definici tisku řádně ukončovaných smluv v poli Maska názvu souboru do ZIP souboru, který uživatel najde v stažených dokumentech.

Po rozbalení souboru a označení všech dokumentů je možné dokumenty hromadně vytisknout.

Pozn.: Pro možnost hromadného tisku je potřeba mít jako předvolenou aplikaci pro čtení PDF souborů aplikaci Adobe Reader.

Po dokončení tisku systém smlouvu/y z tiskové fronty vyřadí.

Pro opětovný tisk dokumentů uživatel využije standardní funci pro tisk dokumentů ze smlouvy o financování (z karty nebo z přehledu smluv).

Proces č.2:

Účtování prodejních cen (pro finanční leasing)

Zaúčtování faktur na prodejní cenu probíhá automaticky v systému po dokončení úlohy Účtování prodejní ceny.

Úlohu najdete v rolecentrum OneCore – Financování v části Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.

Po spuštění úlohy systém zobrazí dialogové okno.

Záložka Možnosti:

• Datum ukončení od (Cosing Date From)

  • Systém automaticky přednastaví datum prvního dne aktuálního měsíce, ve kterém byla úloha spuštěna

  • Editovatelné pole při ručním spuštění úlohy, uživatel může změnit

  • Při spuštění úlohy z plánovače je pole prázdné

• Datum ukončení do (Closing Date To)

  • Systém automaticky přednastaví datum posledního dne aktuálního měsíce, ve kterém byla úloha spuštěna

  • Editovatelné pole při ručním spuštění úlohy, uživatel může změnit

  • Při spuštění úlohy z plánovače systém doplní datum spuštění úlohy, tj. systémové datum.

Záložka Hlavička smlouvy o financovaní

Obsahuje přednastavené pole pro filtrování smluv:

• Číslo (No.)

• Číslo zákazníka (Customer No.)

Uživatel může přidat další pole pro filtrování ze všech polí v hlavičce smlouvy. 

Záložka Řádky smlouvy o financování

Obsahuje přednastavené pole pro filtrování smluv:

• Zúčtovací Datum (Posting Date)

  • Uživatel zadá zúčtovací datum prodejní ceny (zúčtovací datum z řádku splátkového kalendáře smlouvy, který je prodejní cenou). Lze zadat konkrétní datum nebo interval, např. 1.12.18..31.12.18

    • Pro lokální měnu je možné účtovat prodejní ceny i do budoucna. Aby bylo možné účtovat prodejní ceny v cizí měně, musí být v systému nastaven směnný kurz k datu zúčtování, tj. nelze zaúčtovat předem

  • V případě spuštění úlohy z plánovače systém doplní následovně

    • Kód měny na smlouvě

      • Prázdný (lokální měna) = den spuštění úlohy (systémové datum)

    • Neprázdný = den spuštění úlohy – 1D

  • Povinné pole pro spuštění úlohy

Uživatel může přidat další pole na filtrování ze všech polí řádků smlouvy o financovaní (SPK smlouvy).

Po potvrzení OK systém zpracovává smlouvy, kde:

• Detailní stav je z filtru detailního stavu smluv uvedeného v poli Detailní stav řádně ukončované smlouvy v tabulce Nastavení OneCore - záložka Ukončení

• Datum předpokládaného ukončení smlouvy je z intervalu zadaného v dialogovém okně v polích Datum ukončení od a Datum ukončení do

• V SPK smlouvy existuje nezaúčtovaný řádek s prodejní cenou a jeho zúčtovací datum vyhovuje filtru zadanému v dialogovém okně v poli Zúčtovací datum

• Částka prodejní ceny je nižší než částka v poli Limit pro účtování prodejních cen v tabulce  Nastavení OneCore – záložka Ukončení.

Na takto vyfiltrovaných smlouvách kontroluje, že:

• Všechny řádné splátky jsou zaúčtovány (splátky v SPK smlouvy).

Po dokončení úlohy systém zapíše výsledek do Logu účtování prodejních cen. Úspěchy i neúspěchy budou zapsány do logu, tj. pokud z nějakého důvodu nebyla zaúčtována prodejní cena, tak bude ke smlouvě vytvořen záznam v logu s popisem chyby.

Na smlouvě, která splnila všechny podmínky a byla zaúčtována prodejní cena, systém změní hodnotu pole Tisková fronta 2 na Ano (zaškrtnuté)

Následně na filtrovaných smlouvách splňujících výše uvedené parametry, systém:

• Zaúčtuje řádek na prodejní cenu a vytvoří doklad (prodejní fakturu), kde:

  • Datum dokladu = Datum vystavení dokladu (pracovní datum)

  • Zúčtovací Datum = Zúčtovací Datum z řádku smlouvy o financovaní (SPK smlouvy)

  • Datum splatnosti = Datum splatnosti z řádku smlouvy o financovaní (SPK smlouvy)

  • Datum DPH = Datum DPH z řádku smlouvy o financovaní (SPK smlouvy)

• Zapíše Výsledek úlohy do Logu účtovaní prodejních cen

• Naplní Tiskovou frontu řádného ukončení – Dopis 2 smlouvami, na kterých byla vystavena a zaúčtována faktura na prodejní cenu (Tisková fronta 2 = Ano a Vytištěno = Ne).

Log účtování prodejních cen

Výsledek úlohy Účtování prodejních cen je zaznamenán do tabulky Log účtování prodejních cen, kde systém zaznamenává úspěchy (faktura za prodejní cenu byla zaúčtována) i chyby.

Log najdete na rolecentru OneCore – Financování v časti Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.

Pole:

• Číslo smlouvy o financovaní (Financing Contract No.)

  • Doplní systém číslo smlouvy o financování

  • Needitovatelné pole

• ID Uživatele (User ID)

  • Doplní systém ID Uživatele, který spustil úlohu, resp. ID pod kterým byla spuštěná úloha z plánovače

  • Needitovatelné pole

• Datum a čas změny (Change Date and Time)

  • Doplní systém datum a čas zápisu záznamu do logu

  • Needitovatelné pole

• Výsledek (Result)

  • Doplní systém z možností:

    • Úspěch

      • V případě, že faktura na prodejní cenu byla vytvořená a zaúčtovaná

    • Chyba

      • V případě, že faktura na prodejní cenu nebyla zaúčtovaná

  •  Needitovatelné pole

• Popis chyby (Error Detail)

  • Doplní systém v případě, že Výsledek = Chyba

  • V poli je zobrazený detail chyby, která zabránila vytvoření a zaúčtování prodejní faktury, např. Detailní stav neumožňuje účtování splátek ze splátkového kalendáře apod.

  • Needitovatelné pole

Smlouvy, které skončily chybou, budou systémem ponechány beze změny. Po odstranění chyby uživatelem systém při příštím spuštění úlohy vytvoří a zaúčtuje prodejní fakturu na prodejní cenu (v případě, že bude v souladu se zadaným filtrem Data a Zúčtovacího data).

Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 2

Po dokončení úlohy Účtování prodejních cen systém smlouvy, na kterých byla zaúčtována faktura s prodejní cenou, zobrazí v přehledu Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 2.

Přehled najdete pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název tabulky.

Tiskovou frontu lze zobrazit také z rolecentra OneCore – Financování  přes tlačítko Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 2“

Tisk dokumentů je možný jednotlivě za smlouvu nebo hromadně za vybrané smlouvy.

Označením smluv a stisknutím tlačítka Tisk v pase karet uživatel spustí tisk dokumentů, které jsou definovány v tabulce Definice tisku řádně ukončovaných smluv pro fázi tisku Dopis 2 (lze zde doplnit např. průvodní dopis, resp. fakturu na prodejní cenu).

Pro hromadný tisk uživatel označí smlouvy a potvrdí tlačítko Tisk. Systém nadefinované dokumenty vygeneruje postupně za každou smlouvu ve formátu PDF pod názvem nadefinovaným v Definici tisku řádně ukončovaných smluv v poli Maska názvu souboru do ZIP souboru, který uživatel najde v stažených dokumentech.

Po rozbalení souboru a označení všech dokumentů je možné dokumenty hromadně vytisknout.

Pozn.: Pro možnost hromadného tisku je potřeba mít jako předvolenou aplikaci pro čtení PDF souborů aplikaci Adobe Reader.

Po dokončení tisku systém smlouvu z tiskové fronty vyřadí.

Pro opětovný tisk dokumentů uživatel využije standardní funci pro tisk dokumentů ze smlouvy o financování (z karty nebo z přehledu smluv).

Fakturu na prodejní cenu lze opětovně vytisknout z přehledu zaúčtovaných prodejních faktur podle čísla dokladu uvedeného na řádku prodejní ceny v SPK smlouvy, nebo kliknutím na dané číslo faktury v SPK.

Proces č. 3:

Kontrola smluv před archivací

Pro hromadnou kontrolu řádně ukončovaných smluv před archivací existuje v systému úloha Kontrola smluv před archivací (Checking Contracts before Archiving).

Úlohu najdete v rolecentrum OneCore – Financování v části Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.

Po spuštění úlohy systém zobrazí dialogové okno:

Záložka Možnosti:

• Datum ukončení od (Extected Termination Date From)

  • Systém automaticky přednastaví datum prvního dne aktuálního měsíce, ve kterém byla úloha spuštěna

  • Uživatel může změnit. V případě, že uživatel datum vymaže, úlohu bude možné spustit, systém bude zpracovávat smlouvy bez omezení dolní hranice (obdobně jako když se spouští z plánovače)

  • V případě, že bude úloha spuštěna z plánovače úloh, bude toto pole prázdné, tzn. systém bude zpracovávat smlouvy bez omezení dolní hranice pro Datum předpokládaného ukončení

• Datum ukončení do (Expected Termination Date To)

  • Systém automaticky přednastaví aktuální pracovní datum

  • Uživatel může změnit, může zadat jakékoliv datum. Když nic nezadá, systém bude zpracovávat bez omezení

  • Editovatelné pole

• Kontrolovat prodejní řádek (Check Sales Line)

  • Defaultně vypnuté

  • Mění uživatel na Ano, pokud chce, aby systém kontroloval, zda je zaúčtovaný a nedobropisovaný prodejní řádek v SPK (na Zůstatkovou hodnotu nebo Prodejní poplatek), v případě, že takový řádek v SPK existuje.

Obsahuje přednastavené pole pro filtrování:

• Číslo (No.)

• Číslo zákazníka (Customer No.)

Uživatel může přidat další pole pro filtrování ze všech polí hlavičky smlouvy .

Po potvrzení OK, resp. po spuštění úlohy v plánovači úloh, systém prochází smlouvy, které:

• Mají Datum předpokládaného ukončení z intervalu zadaného v dialogovém okně v polích Datum ukončení od a Datum ukončení do

• Detailní stav smlouvy = detailní stav nastavený v poli Detailní stav řádně ukončované smlouvy v Nastavení OneCore – záložka Ukončení (např. RUP)

• Nejsou změnová kopie ani varianta smlouvy.

Na takto vyfiltrovaných smlouvách zkontroluje, že:

• Smlouva nemá žádné vystavené a nezaúčtované individuální faktury

• Pokud byl v dialogovém okně příznak Kontrolovat prodejní řádek = Ano, systém zkontroluje, zda byla zaúčtována a nedobropisovaná prodejní cena (řádek v SPK smlouvy na Zůstatkovou hodnotu nebo Prodejní poplatek), v případě, že takový řádek v SPK existuje

• Saldo smlouvy = 0,00

• Smlouvy, které vyhovují výše popsanému filtru, systém zařadí do Tiskové fronty řádného ukončení – Dopis 3.

Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 3

Po dokončení úlohy Kontrola smluv před archivací systém smlouvy, které splnily podmínky úlohy, zobrazí v přehledu Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 3.

Přehled najdete pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název tabulky.

Tiskovou frontu lze zobrazit také z role centra OneCore – Financování přes tlačítko Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 3

Tisk dokumentů je možný jednotlivě za smlouvu nebo hromadně za vybrané smlouvy.

Označením smluv a stisknutím tlačítka Tisk v páse karet uživatel spustí tisk dokumentů, které jsou definovány v tabulce Definice tisku řádně ukončovaných smluv pro fázi tisku Dopis 3.

Po potvrzení funkce systém:

• Zkontroluje, zda dokumenty k dané smlouvě nebyly již vytištěny (příznak Vytištěno 3 na smlouvě o financování). V případě, že:

  •  Ano

    • Systém zobrazí hlášku Na smlouvě XY již byly vytištěny dokumenty pro Dopis 3. Uživatel potvrdí OK a systém tisk dané smlouvy zastaví. V případě, že bude spuštěn hromadný tisk z fronty, systém bude pokračovat na další smlouvu a po tisku poslední smlouvy zobrazí hlášku: Na smlouvách XY, XX již byly vytištěny dokumenty pro Dopis 3. Uživatel potvrdí OK pro uzavření hlášky.

      • (XY, XX... = číslo smlouvy)

        

        
        

        

  • Ne

    • Systém zafiltruje vyhovující dokumenty z tabulky Definice tisku řádně ukončovaných smluv na dokumenty, kde pole Fáze tisku = Dopis 3 a vytiskne vybrané dokumenty

    • Po vytištění všech dokumentů systém změní na jednotlivých smlouvách hodnotu pole:

      • Vytištěno 3 = ANO

    • Smlouvy po tisku dokumentů zůstanou v Tiskové frontě řádného ukončení – Dopis 3

• Zrušit 

  • Systém ukončí tisk dokumentů bez jakýchkoliv změn.

Pro hromadný tisk uživatel označí vybrané smlouvy a potvrdí tlačítko Tisk. Systém nadefinované dokumenty vygeneruje postupně za každou smlouvu ve formátu PDF pod názvem nadefinovaným v Definici tisku řádně ukončovaných smluv v poli Maska názvu souboru do ZIP souboru, který uživatel najde v stažených dokumentech.

Po rozbalení souboru a označení všech dokumentů je možné dokumenty hromadně vytisknout.

Pozn.: Pro možnost hromadného tisku je potřeba mít jako předvolenou aplikaci pro čtení PDF souborů aplikaci Adobe Reader.

Po dokončení tisku systém smlouvy z tiskové fronty nevyřadí, ale ponechá je ve frontě pro archivaci. Pro opětovný tisk dokumentů uživatel využije standardní funci pro tisk dokumentů ze smlouvy o financování (z karty nebo z přehledu smlouv).

Archivace smlouvy po řádném ukončení

Archivaci smlouvy po řádném ukončení lze provést průvodcem na změnu detailního stavu smlouvy.

Odstranění smlouvy z tiskové fronty

Odstranit smlouvu z tiskové fronty bez tisku dokumentů lze pomocí funkce Vyřadit smlouvu z tiskové fronty, která je umístěna v liště úloh Tiskové fronty smluv řádné ukončení – Dopis 1/2/3.

Příklad pro Tiskové fronty smluv řádné ukončení – Dopis 1:

Po potvrzení tlačítka systém zobrazí informativní hlášku Skutečně chcete potvrdit tisk a vyřadit smlouvu z fronty? Pokud uživatel zvolí:

• Ano

  •  Systém smlouvu z fronty vyřadí

•  Označí Vytištěno 1/2/3 = ANO

• Ne

  •  Systém zastaví funkci a smlouvy z fronty nevyřadí.

V případě Tiskové fronty řádného ukončení - Dopis 1 a Dopis 2 již takto vyřazenou smlouvu nebude možné znovu do tiskové fronty zařadit (tiskovou frontu plní úloha Řádné ukončení smlouvy/Účtování prodejních cen).

Do Tiskové fronty řádného ukončení – Dopis 3 bude smlouva znovu zařazena, pokud bude splňovat podmínky úlohy Kontrola smluv před archivací. Smlouvu už bude možné pouze archivovat, tisk již nebude možný, jelikož vyřazením z tiskové fronty byl tisk z fronty 3 potvrzen (Vytištěno 3 = Ano).