Uživatelé a organizace

V části “Uživatelé a organizace” se nastavuje rozdělení organizace dle hierarchie, ale také jednotliví uživatelé a jejich práva.

Organizační jednotky

Nastavení organizačních jednotek se provádí ve 4 úrovních. Nejvyšší organizační jednotkou je Centrála, která je právě jedna v daném tenantovi. Pod centrálu je možné zařadit organizační jednotky hierarchicky ve třech úrovních. Stavbu hierarchie si volí leasingová společnost, tedy nastavení lze využít různými způsoby.

Například:

• Centrála

• Pobočky

• Dealeři

• Provozovny dealera

Organizační jednotky jsou první volbou v MENU v sekci Uživatelé a organizace.

Založení Centrály 

Centrála je nejvýše postavená organizační jednotka, která je právě jedna v daném tenantovi a ja založena při vytvoření databázy. Pro zobrazení údajů centrály uživatel zvolí Upravit na úrovni záznamu. Po potvrzení systém zobrazí kartu, která obsahuje následující pole:

• Název

  • Povinné pole

  • Uživatel zadá název centrály

• IČ

  • Povinné pole

  • Uživatel zadá identifikační číslo centrály

• Ulice

  • Uživatel může zadat ulici včetně čísla popisného sídla centrály

• Město

  • Uživatel může zadat město sídla centrály

• PSČ

  • Uživatel může zadat PSČ sídla centrály

• Nahrajte logo

  • Skrz tuto funkci je možné nahrát logo centrály, které se následně bude zobrazovat vlevo na stránce kalkulátoru uživatelům zařazených přímo pod centrálu a jsou přihlášeni k tomuto tenantu

Po zadání všech údajů je uživatel potvrdí data skrz tlačítko „Uložit úpravy“ na konci stránky. Pokud toto tlačítko nestiskne a přejde do jiné sekce, pak systém centrálu nezaloží.

Založení ostatních úrovní organizačních jednotek

Po založení centrály je možné založit další úrovně organizačních jednotek, které jsou 3.

Založení nové organizační jednotky pod úroveň 1, 2, nebo 3 probíhá shodně jako založení centrály (podmínkou je, že již je založena centrála), tedy přes volbu „přidat novou“ z přehledu organizačních jednotek.

Uživateli se zobrazí okno, pro zadání základních údajů a výběr úrovně organizační jednotky.

Pole:

• Název

  • Povinné pole

  • Uživatel zadá název organizační jednotky

• IČ

  • Povinné pole

  • Uživatel zadá identifikační číslo organizační jednotky

• Ulice

  • Uživatel může zadat ulici včetně čísla popisného sídla organizační jednotky

• Město

  • Uživatel může zadat město sídla organizační jednotky

• PSČ

  • Uživatel může zadat PSČ sídla organizační jednotky

• Úroveň organizační jednotky

  • Uživatel zvolí jednu z možností:

    • 1.úroveň

      • Každá organizační jednotka zařazená do této úrovně patří automaticky pod Centrálu a nelze nijak měnit

    • 2.úroveň

      • Každá organizační jednotka zařazená do této úrovně patří pod některou organizační jednotku z 1.úrovně

    • 3.úroveň

      • Každá organizační jednotka zařazená do této úrovně patří pod některou organizační jednotku z 2.úrovně

• Nadřazená organizační jednotka

  • Uživateli se nabídne seznam organizačních jednotek v závislosti na předchozí volbě úrovně. Pokud zvolil:

    • 1.úroveň

      • Pak aplikace nabídne pouze centrálu

      • Uživatel ji musí vybrat, jinak záznam není možné uložit

    • 2.úroveň

      • Pak nabídne organizační jednotky z 1.úrovně a uživatel musí vybrat, jinak záznam není možné uložit

    • 3.úroveň

      • Pak nabídne organizační jednotky z 2.úrovně a uživatel musí vybrat, jinak záznam není možné uložit

• Použít logo organizační jednotky pro nabídku

  • o   Checkbox

    o   Defaultní hodnota = Ne

    o   Pokud uživatel pole zatrhne, nebude možné uzavřít formulář (uložit úpravy) bez nahrání loga

• Nahrajte logo

  • Skrz tuto funkci je možné nahrát logo organizační jednotky, které se následně bude zobrazovat vlevo na stránce kalkulátoru uživatelům zařazených přímo pod tuto organizační jednotku a jsou přihlášeni k tomuto tenantu

Po zadání všech údajů je uživatel potvrdí data skrz tlačítko „Uložit úpravy“ na konci stránky. Pokud toto tlačítko nestiskne a přejde do jiné sekce, pak systém centrálu nezaloží.

Úprava/odstranění centrály a organizačních jednotek

Pokud uživatel potřebuje udělat změnu v organizační jednotce, pak je to možné přes přehled organizačních jednotek, který je možné filtrovat přes Název nebo Úroveň.

Po vyhledání požadované organizační jednotky uživatel použije tlačítko „Upravit“ v pravé části na daném záznamu.

Centrála:

V rámci úrovně „Centrála“ lze provést libovolné úpravy základních údajů ale není možné nechat prázdné pole Název a IČO. Po úpravě záznamu je nutné použít tlačítko „Uložit úpravy“, jinak se změny neuloží.

Pokud například uživatel použije možnost „Zpět na přehled“, pak se vrátí na přehled bez jakýchkoliv změn na daném záznamu.

Použití možnosti Smazat lze pouze do okamžiku, než je vytvořena alespoň jedna Organizační jednotka úrovně 1 nebo je zadán alespoň jeden uživatel pod centrálou.

Ostatní úrovně organizačních jednotek:

V rámci ostatních úrovní organizačních jednotek lze provést rovněž libovolné úpravy základních údajů ale není možné nechat prázdné pole Název a IČO. Navíc lze změnit úroveň organizační jednotky dle těchto pravidel:

• Změna na nižší úroveň je možná z úrovně 1 a 2 v případě, že na organizační jednotku nejsou navázány podřízené organizační jednotky. Následně je nutné vybrat novou nadřazenou organizační jednotku

• Změna na vyšší úroveň je možná z úrovně 2 a 3 v případě, že na organizační jednotku nejsou navázány podřízené organizační jednotky. Následně je nutné vybrat novou nadřazenou organizační jednotku

Po úpravě záznamu je nutné použít tlačítko „Uložit úpravy“, jinak se změny neuloží.

Pokud například uživatel použije možnost „Zpět na přehled“, pak se vrátí na přehled bez jakýchkoliv změn na daném záznamu.

Použití možnosti Smazat lze pouze do okamžiku, než je vytvořena alespoň jedna podřízená Organizační jednotka (je k ní navázaná organizační jednotka nižší úrovně) nebo je zadán alespoň jeden uživatel pod touto organizační jednotkou. V případě existence podřízené Organizační jednotky nebo uživatele pod organizační jednotkou možnost Smazat NEPOUŽÍVAT!!

Správa rolí

Dalším nastavením, které slouží pro vymezení oprávnění pro uživatele, je Správa rolí. Pomocí funkcionality „Správa roly“ lze vytvořit libovolný počet typů oprávnění. V každé roli se vydefinují oprávnění, které daná role má.

Práva fungují tak, že co není zahrnuto v jiném pravidle z dané oblasti, tak to dané pravidlo povoluje. Např.:

• uživatel, který má právo "Vytvořit kalkulaci", může vytvořit kalkulaci, uložit, podívat se na detail, exportovat nabídku do pdf atd. Nemůže však exportovat Kalkulační list. Toto právo je definováno samostatně.

Založení role

Novou roli je možné založit z přehledu rolí pomocí tlačítka „Přidat roli“.

Otevře se karta pro zadání nové role.

Pole:

• Název

  • Povinné pole

  • Uživatel zadá název organizační jednotky

• Vyberte práva

  • Povinné pole

  • Jedná se o seznam práv

  • Uživatel postupným výběrem zadává oprávnění, která daná role bude mít. Po výběru práva zmizí dané právo ze seznamu

  • Práva týkající se administrace:

    • Správa uživatelů a organizací

    • Správa produktů a služeb

    • Správa pojištění

    • Správa provizí

    • Správa katalogu vozidel

      • V případě synchronizace z externího zdroje je přístup jen ReadOnly v administraci

    • Obecná nastavení

  • Práva týkající se kalkulačky

    • Tvorba kalkulace

      • Zahrnuje:

        • Tvorba kalkulace

        • Vstup do historie kalkulací a editace

        • Vstup do šablon kalkulací, editace a tvorba kalkulace z šablony

        • Vstup do akcí kalkulací

    • Tvorba akce

      • Zahrnuje:

        • Možnost uložení kalkulace jako centrální Akce

    • Správa kalkulací v přiřazené organizační jednotce

      • Zahrnuje:

        • V historii kalkulací je zobrazen přepínač „Zobrazit vše“, což znamená, že uživatel pod touto volbou vidí všechny kalkulace z organizační jednotky, do které je zařazen

    • Správa kalkulací v hierarchickém podstromu

      • Zahrnuje:

        • V historii kalkulací je zobrazen přepínač „Zobrazit vše“, což znamená, že uživatel pod touto volbou vidí všechny kalkulace z organizační jednotky, do které je zařazen, ale také z podřazených organizačních jednotek

    • Export kalkulačního listu

      • Zahrnuje:

        • V detailu kalkulace je přístupné tlačítko „ Export kalkulačního listu“

    • Editace dealerské provize

      • Zahrnuje:

        • Uživateli je zobrazena sekce Provize v kalkulaci, kde může editovat dealerskou provizi

    • Zobrazení importérské provize

      • Zahrnuje:

        • Uživateli je zobrazena sekce Provize v kalkulaci, kde může vidět importérskou nákladovou provizi

    • Multiexport kalkulací

      • Zahrnuje:

        • V historii kalkulací je umožněn export více kalkulací do excelu

    • Editování marže v kalkulaci

      • Zahrnuje:

        • Uživateli je zobrazena sekce Provize v kalkulaci, kde může editovat úrokovou marži

    • Kalkulace interní

      • Zahrnuje:

        • Uživatel může manuálně editovat Zůstatkovou hodnotu a Servis

    • Editování cen pneuservisu

      • Zahrnuje:

        • Uživatel může manuálně editovat Cenu pneuservisu bez DPH v kalkulaci

    • Editování administrativního poplatku

      • Zahrnuje:

        • Uživateli je zobrazena sekce Provize v kalkulaci, kde může editovat Administrativní poplatek

    • Editování zprostředkovatelské provize

      • Zahrnuje:

        • Uživateli je zobrazena sekce Provize v kalkulaci, kde může editovat Zprostředkovatelskou dotaci

    • Správa všech kalkulací

      • Zahrnuje:

        • V historii kalkulací je zobrazen přepínač „Zobrazit vše“, což znamená, že uživatel pod touto volbou vidí všechny kalkulace

    • Zobrazení importérské dotace

      • Zahrnuje:

        • Uživateli je zobrazena Importérska dotace v sekci Provize v kalkulaci i v případě, že na dotaci v nastavení provizí je nastaven příznak Nezobrazovat v kalkulaci

    • Editování importérské dotace

      • Zahrnuje:

        • Uživateli je povoleno editovat importérskou dotaci v sekci Provize v kalkulaci v případě, že na dotaci v nastavení provizí je nastaven příznak Needitovatelné v kalkulaci.

Po zadání všech údajů uživatel potvrdí data skrz tlačítko Přidat roli na konci stránky. Pokud toto tlačítko nestiskne a přejde do jiné sekce, systém roli nezaloží.

Úprava/odstranění role

Pokud uživatel potřebuje udělat změnu v roli, pak je to možné přes přehled rolí, který je možné filtrovat přes Název.

Po úpravě záznamu je nutné použít tlačítko Upravit roli, jinak se změny neuloží.

Pokud například uživatel použije možnost Zpět na přehled, vrátí se na přehled bez jakýchkoliv změn na daném záznamu.

Odstranění záznamu je možné přímo z přehledu rolí použitím možnosti Smazat.

Správa uživatelů

Pomocí Správy uživatelů je třeba založit všechny uživatele, kteří mají mít přístup do prostředí administrace ale i kalkulačky.

Založení uživatele

Nového uživatele je možné založit z přehledu Správa uživatelů pomocí tlačítka Přidat uživatele, přičemž není možné založit uživatele se stejnou e-mailovou adresou do Správy uživatelů vícekrát.

Otevře se karta pro zadání nového uživatele.

Pole:

• Jméno

  • Povinné pole

  • Uživatel zadá jméno nového uživatele

• Příjmení

  • Povinné pole

  • Uživatel zadá příjmení nového uživatele

• E-mail

  • Povinné pole

  • Uživatel zadá e-mail nového uživatele, na který mu přijde pozvánka a bude se pomocí něj přihlašovat

• Organizace

  • Povinné pole

  • Uživatel vybere organizaci, do které nový uživatel patří

• Role

  • Povinné pole

  • Uživatel přiřadí novému uživateli roli. Role určuje práva, jaká uživatel bude mít

Je možné přidat dalšího uživatele a až následně všem společně odeslat pozvánku pomocí dolní lišty Odeslat XY pozvánky. XY značí počet pozvánek k odeslání, tedy počet uživatelů, které chceme přidat.

Po odeslání pozvánky se zobrazí v přehledu uživatelů nový uživatel označený jako Pozvaný. Uživateli přišel e-mail, kde je potřeba otevřít odkaz „Click here to active your account“, a zobrazí se okno, pro zadání Přihlašovacího jména (e-mail) a hesla, které musí mít alespoň 8 znaků. Jakmile uživatel zadá údaje, stane se v přehledu uživatelů Aktivní.

Pokud by uživatel nereagoval delší dobu na pozvánku, pak je možné ji odeslat znovu nebo zrušit pozvánku, pomocí volby Akce v přehledu uživatelů u daného uživatele.

V případě, že je potřeba založit uživatele do různých společností, pak je pro tuto akci speciální postup:

• Uživatel je založen v první společnosti a je mu poslána pozvánka

• Uživatel z e-mailu z první společnosti otevře odkaz, kde si vytvoří heslo

• V první společnosti se uživatel stane aktivní

• Uživatel je založen ve druhé společnosti a je mu poslána pozvánka

• Pozvání v druhé společnosti je zrušeno

• Uživatel je v druhé společnosti Deaktivovaný a hned aktivovaný

• Při opětném přihlášení uživatel uvidí možnosti výběru obou společností

Úprava uživatele

Pokud uživatel potřebuje udělat změnu, pak je to možné buď dvojklikem na daném uživateli, nebo přes tlačítko Upravit. Otevře se karta uživatele.

Na kartě je možné cokoliv změnit, kromě E-mailu. Pomocí možnosti Deaktivovat je možné zakázat přístup danému aktivnímu uživateli. Pokud je opět zaktivován, pak se uživatel přihlašuje pod stejnými přihlašovacími údaji jako před deaktivací.

Přihlášení aktivního uživatele

Při přihlášení do kalkulátoru je uživateli zobrazeno dialogové okno, kde zadá přihlašovací jméno a heslo. V případě, že je tento uživatel založen v jedné společnosti, tak je přímo přihlášen do této společnosti. Pokud je ale založen ve více tenantech, je mu zobrazeno okno pro výběr konkrétní společnosti.

Obnovení hesla

V případě ztráty/zapomenutí hesla je na přihlašovací stránce možnost využít odkaz na zapomenuté heslo. Je nutné zadat email uživatele, na který bude zaslán odkaz pro obnovu hesla.

Správa omezení

Pomocí Správy omezení je možné pro jednotlivé uživatele nebo celé organizace nadefinovat omezení značek, které mohou použít v kalkulaci. Pokud je omezení definováno na organizaci, pak všichni uživatelé zařazeni pod tuto organizaci jsou danými značkami omezeni. Ve výchozím stavu nemají organizace ani uživatelé žádné omezení na značky, tedy pokud v seznamu omezení organizační jednotka nebo uživatel neexistuje, pak má právo použít všechny značky v kalkulaci.

Založení omezení

Nové omezení je možné založit standardně z přehledu „Správa omezení“ pomocí tlačítka „Přidat omezení“.

Otevře se karta pro zadání nového omezení.

Pole:

• Uživatel

  • Výchozí je pole zatrženo

  • Pole zůstává zatržené, pokud je potřeba nastavit omezení pro konkrétního uživatele

  • Po zatržení pole se odtrhne automaticky pole Organizace

• Organizace

  • Výchozí je pole nezatrženo

  • Pole bude zatrženo, pokud je potřeba nastavit omezení pro celou organizační jednotku.

  • Po zatržení pole se odtrhne automaticky pole Uživatel

• Vyberte uživatele

  • Pokud je zatrženo pole Uživatel, pak je zobrazeno toto pole a musí být vybrán konkrétní uživatel

• Vyberte organizaci

  • Pokud je zatrženo pole Organizace, pak je zobrazeno toto pole a musí být vybrána konkrétní organizace

• Vyberte značky

  • Povinné pole

  • Uživatel vybere značky, kterými je uživatele/organizace omezen.

  • Je možné vybrat postupně více značek

  • Danému uživateli/organizační jednotce jsou zobrazeny pouze vybrané značky v kalkulátoru

Úprava/odstranění omezení

Z přehledu Správy omezení je možné požadované omezení odstranit pomocí tlačítka Smazat. Pokud uživatel potřebuje upravit omezení pro uživatele/organizaci, pak je to možné buď dvojklikem na daném záznamu v přehledu Správy omezení, nebo přes tlačítko Upravit. Otevře se karta omezení.

Na kartě je možné změnit pouze výběr značek.