Žádosti

Na Role centru Insurance v hlavním menu je sekce Žádosti.

Obsahuje přehledy evidence Žádostí o změnu pojistné smlouvy a evidenci Žádostí výjimek schvalovaných pojišťovnou.

Žádosti o změnu (Change Requests)

Přehled Žádosti o změnu (Change Requests List)

Seznam žádostí o změnu je možné zobrazit z Role centra Insurance přes volbu Žádosti / Žádosti o změnu.

Po potvrzení volby systém zobrazí přehled žádostí o změnu.

• Varování

  • Označí systém na Ano v případě, že Datum upozornění na změnu < jako aktuální datum

  • Defaultné nastavení Ne je u žádostí, které mají Datum upozornění na změnu > jako aktuální datum

  • Datum upozornění na změnu systém počítá dle Nastavení pojištění, pole Datum upozornění změny smlouvy.

Vznik žádosti o změnu pojistné smlouvy (Creation of Change Request of Insurance Contract)

Uživatel může zaevidovat žádost klienta o změnu pojistné smlouvy manuálně z přehledu pojistných smluv anebo z karty pojistné smlouvy přes volbu Proces / Žádosti o změnu.

Po potvrzení volby systém zobrazí přehled žádostí o změnu dané pojistné smlouvy, kde uživatel přes tlačítko Nový založí novou žádost

Systém zobrazí kartu žádosti o změnu pojistné smlouvy, do které předvyplnil pole z pojistné smlouvy a smlouvy o financování

Pole:

• Popis (Description)

  • Uživatel textem upřesní žádost klienta

• Typ změny (Change Type)

  • Uživatel vybere typ změny z tabulky Typy změn pojištění. Jedná se o uživatelský číselník, kde je možné přidávat

• Datum žádosti (Request Date)

  • Systém předvyplní aktuálním datem. Uživatel může datum změnit

• Plánované datum realizace (Planned Realization Date)

  • Uživatel vyplní plánované datum realizace změny. Z tohoto data se vypočítá dle nastavení datum upozornění na změnu (Nastavení pojištění pole Datum upozornění změny smlouvy)

• Datum upozornění na změnu (Change Warning Date)

  • Systém dopočte jako

    • Datum plánované realizace + Datum upozornění na změnu smlouvy.

  • Uživatel může změnit. Po tomto datu bude Označení Upozornění = Ano na přehledu žádostí.

  • Potřeba nové nabídky (New Quote Needed)

    • Uživatel zatrhne, pokud je třeba nová nabídka

  • Stav (Status)

    • Při vytváření žádosti je žádost ve stavu Nová. Ostatní stavy přepíná uživatel podle provedených prací na žádosti

    • Možné stavy žádosti: 

      • Nové (New)

      • Zaslaná nabídka (Quote Sent)

      • Zaslaná smlouva (Contract Sent)

      • Podepsaná smlouva (Signed Contract)

      • Hotovo (Finished)

      • Odmítnuto (Declined)

  • Datum zaslání klientovi (Sent To Client Date)

    • Uživatel zadá datum zaslání vyjádření k žádosti zákazníkovi

  • Částka poplatku (Charge Amount)

    • Uživatel zadá výši poplatku za změnu smlouvy, na kterou bude vystavená zákazníkovi faktura

    • Částka bude předvyplněná v dialogovém okně funkce pro vytvoření individuální faktury na poplatek za změnu

Faktura - poplatek za změnu (Invoice – change fee)

Uživatel může spuštěním funkce vystavit individuální fakturu na poplatek za provedení změny pojistné smlouvy.

Funkci je možné spustit z karty žádosti o změnu pojistné smlouvy přes Nový / Vytvořit individuální fakturu

Po potvrzení funkce systém zobrazí dialogové okno pro zadání parametrů pro vystavení faktury.

Pole:

• Kód standardního prodeje zákazníka (Standard Customer Sales Code)

  • Uživatel vybere z číselníku Standardních kódů zákazníka

• Zúčtovací datum (Posting Date)

  • Uživatel vyplní účetní období, do kterého faktura patří

• Částka (Amount)

  • Je-li vyplněna na kartě žádosti částka poplatku, systém ji přenese

  • Uživatel může změnit vyplnit částku poplatku až při vytváření faktury

• Nastavit stav faktury na Vydané (Set Invoice Status as Released)

  • Pokud uživatel zatrhne v případě blokování změn v dokladu. Pokud je doklad vydaný, nelze měnit údaje bez znovuotevření dokladu

• Ke konsolidaci (For Consolidation)

  • Příznak, který určuje, zda bude faktura (položka) zahrnutá do konsolidované faktury, anebo bude vystavená individuální prodejní faktura

• Důvod přefakturace (Reinvoicing Reason)

  • Uživatel vybere důvod přefakturace, který bude uveden na řádku prodejní faktury

  • Nepovinné pole

Výsledkem je prodejní faktura za poplatek.  

V případě, že uživatel v dialogovém okně označil příznak Ke konsolidaci:

• Ano

  • fakturu ponechá jako nezaúčtovanou – bude součástí konsolidované faktury

• Ne

  • uživatel fakturu zaúčtuje a odešle klientovi jako individuální fakturu.

Žádosti o výjimku (Request Exception)

Přehled Žádosti o výjimku (Request Exception List)

Seznam žádostí o výjimku je možné zobrazit z Role centra Insurance přes volbu Žádosti / Žádost o výjimku.

Po potvrzení volby systém zobrazí přehled žádostí o výjimku.

Základní nastavení (General Setup)

Pro plynulý proces zpracování žádosti o výjimku z pojištění je potřebné nastavení následujících tabulek:

• Nastavení pojištění (Insurance Setup)

  • E-mail pro zaslání žádosti o výjimku

• Relace výjimka/rámcová smlouva (Exception/Fram. Agreement Relations)

  • Je třeba zadat rámcovou pojistnou smlouvu a sadu pro výjimku produktu a pojišťovnu. Jsou to základní parametry pro vytvoření sazby pro výjimku. Bez údajů v této tabulce nelze nahrát do systému schválenou sazbu

• Nastavení uživatelů (User Setup)

  • Povolit změnu stavu žádosti o výjimku

• Prodejci/nákupčí (Salesperson/Purchaser)

  • Pro zasílaní mailových odpovědí obchodníkovi, který žádá o výjimku je potřebné, aby byla založená Karta prodejce/nákupčího a vyplněný e-mail

Karta Žádosti o výjimku (Request Exception Card)

Pole:

• Číslo (No.)

  • Systém přidělí číslo výjimky z číselné řady

• Číslo zákazníka (Customer No.)

  • Uživatel vybere číslo zákazníka, pro kterého požaduje výjimku

• Kód prodejce (Salesperson Code)

  • Na tohoto prodejce budou zasílaný e-maily o stavu schválení

  • Systém doplní dle vybrané smlouvy o financování

• Typ výjimky (Exception Type)

  • Uživatel vybere jeden z nabídky typů

    • Jednoduchá (Simple)

    • Tender (Tender)

    • Výjimka vstupu do pojištění (Entry Insurance Exception)

    • Výjimka na zabezpečení (Security Exception)

    • Výjimka na spoluúčast (Participation Exception)

    • Výjimka na vinkulaci (Pledge Exception)

• Číslo smlouvy financování (Financing Contract Type)

  • Uživatel vybere smlouvu o financování ze seznamu smluv zafiltrováného na daného zákazníka

• Důvod žádosti (Reason Request)

  • Textový popis upřesnění důvodu žádosti, povinné pole pro vydáni žádanky

• Požadované zabezpečení (Security Required)

  • Doplní uživatel v případě žádosti typu Výjimka na zabezpečení

  • Pro další typy výjimky je pole needitovatelné

• Zabezpečení zákazník (Security Customer)

  • Doplní uživatel v případě žádosti typu Výjimka na zabezpečení

  • Pro další typy výjimky je pole needitovatelné

• Stav (Status)

  • Stav žádosti mění OC podle činností, které uživatel zpracovávající žádost provádí

  • Možné stavy:

    • Žádost (Request)

    • Vydaná (Released)

    • Zaslána do pojišťovny (Send)

    • Souhlas (Approved)

    • Nesouhlas (Disapproved)

    • Nahraná do systému (Uploaded)

• Datum předpokládané realizace (Expected Realization Date)

  • Uživatel zadá datum, kdy zákazník požaduje realizaci výjimky

• Žádá o sazby (Asks for Rates)

  • Uživatel zatrhne v případě požadované sazby. V případě jednoduché nabídky nebo tendru je pole předvyplněno. Uživatel může změnit

Podformulář produktu žádosti o výjimku (Product Req. Exception Subform)

Pole:

• Číslo produktu (Product No.)

  • Uživatel vybere produkt, pro který zákazník žádá výjimku

• Pojistná suma (Insurance Total)

  • Povinné pole pro vydáni výjimky

• Objem ccm (Size ccm)

  • Pro produkt, kde se výpočet odvíjí od objemu motoru, musí uživatel zadat objem motoru

• Číslo preferované pojišťovny (Preferred Insurance No.)

  • Uživatel vybere pojišťovnu

• Procento / Absolutní sum (% / Total)

  • Výběr, jestli je sazba v procentech nebo absolutní sumě

• Požadovaná sazba (Required Rate)

  • Uživatel vyplní, jakou sazbu zákazník požaduje

• Spoluúčast (Participation)

  • Uživatel vyplní hodnoty spoluúčasti

• Vytvořená sadzba (Created Rate)

  • Označí systém po klinutí na tlačítko Nahrát do systému a nahrání sazby do systému

• Číslo sazby (Rate No.)

  • Systém vyplní ID nahrané výjimky

• Varianta produktu (Product Variant Code)

  • Vybere uživatel pro produkt preferované pojišťovny. Pokud bude „vybraná pojišťovna“ jiná než „preferovaná“, systém upozorní hláškou a smaže variantu produktu. Uživatel musí v tomto případě vybrat „variantu“ znovu. (Každá pojišťovna má své varianty)

  • Systém použije při nahrání sazby

• Číslo metody kalkulace (Calculation Method No.)

  • Pokud existuje pouze jedna metoda pro daný případ, systém automaticky doplní. Pokud existuje více vhodných metod, musí vybrat uživatel

  • Systém použije při nahrání sazby

• Číslo intervalu (Interval No.)

  • Je třeba vyplnit pouze u metod s intervalem

  • Systém použije při nahrání sazby

Podformulář produktu žádosti o výjimku (Product Req. Exception Subform)

V této oblasti uživatel zadá charakteristiku předmětu, pro který je žádost určena. Uživatel musí zadat:

• Kategorie předmětu (Object Category)

  • Výběr z možností OC

    • Vozidlo (Vehicle)

    • Stroj-zařízení (Machine)

    • Nemovitosti (Building

• Kód komodity (Commodity Code)

  • Výběr z možností – uživatelský číselník

• Skupina katalogové karty (Group)

  • Výběr z možností – uživatelský číselník

Menu Žádosti o výjimku (Exception Request Menu)

Tlačítka v menu odpovídají postupným činnostem s ohledem na zpracování žádosti o výjimku.

Jednotlivé tlačítka spouštějí funkci a mění stav žádosti.

Vydat (Release)

Při spuštění funkce Vydat probíhá kontrola povinných polí:

• Zákazník

• Důvod žádosti

• Číslo produktu

• Pojistná suma

• Vyplnění pole v Nastavení pojištění

  • E-mail pro zaslání žádosti o výjimku

Další kontroly jsou závislé také na typu výjimky.

• Např. Kategorie předmětu, Kód komodity, Skupina není povinná pro výjimky na vinkulace.

Při vydání výjimky systém odešle upozornění na e-mailovu adresu nastavenou v Nastavení pojištění.

• Vydáním se mění stav žádosti o výjimku na Vydaná

• Údaje ve vydané žádosti už nelze měnit.

Znovu otevřít (Reopen)

• Tlačítko Znovu otevřít vráti žádost o výjimku do stavu Žádost

  • Uživatel může doplnit / změnit údaje

• Znovu otevřít je možné pouze žádost ve stavu Vydaná.

Zaslat do pojišťovny (Send the Insurance Company)

• Když uživatel spustí funkci Zaslat do pojišťovny, systém připraví e-mail pro zaslání do pojišťovny

• E-mail obsahuje údaje ze žádosti

• E-mailovou adresu kontaktu pojišťovny zadá uživatel manuálně, případně doplní další údaje a odešle

• Stav žádosti o výjimku se spuštěním funkce změní na Zaslaná do pojišťovny

Nesouhlas (Disapproval)

• V případě, že pojišťovna neudělila výjimku, uživatel spustí funkci Nesouhlas

• Proces končí – žádost je zamítnuta. Systém připraví email na obchodníka z hlavičky žádosti

• Stav žádosti o výjimku se spuštěním funkce Nesouhlas změní na Nesouhlas

Souhlas (Approval)

• V případě odsouhlasení žádosti, ve které není žádost o sazby, systém připraví podobný e-mail na obchodníka – rozdíl je v textaci.

• V případě Žádosti o výjimku, kde Žádá o sazby = ANO před kliknutím na Souhlas je potřebné vyplnit pole

  • Vybraná pojišťovna

    • Název pojišťovny, která poskytla sazbu na výjimku

  • Schválená sazba

    • Výše schválené sazby pojišťovnou

• V případě, že uživatel pole nevyplnil, systém vypíše hlášku:

  

• Vyplněním polí Vybraná pojišťovna a Schválená sazba uživatel definuje parametry pro nahrání sazby.

• Po vyplnění požadovaných hodnot a spuštění funkce Souhlas systém zobrazí okno: “Chcete uložit?”

• Po potvrzení ANO, systém změní stav žádosti o výjimku na Souhlas.

Nahrát do systému (Upload in the system)

• Sazbu schválenou pojišťovnou uživatel může vytvořit spuštěním funkce Nahrát do systému

• Pokud pro danou pojišťovnu systém nenajde definovanou relaci výjimky vypíše hlášku:

  

• Systém otevře novo založené karty pojistné sazby

  • Přidělí nové číslo sazby z číselného radu

  • Doplní Platnost od = den vzniku, Platnost do = platnost 1 měsíc od data v poli Platnost od

  • Doplní sazbu

  • Vyplní pole Výjimka číslo zákazníka číslem zákazníka, pro kterého byla výjimka schválena

• Číslo sazby systém propíše do pole na Podformuláři produktu žádosti o výjimku a označí pole Vytvořená sazba

Zpětná vazba obchodníkovi (Feedback Salesperson)

• Uživatel odešle odpověď o vyřízení žádosti o výjimku obchodníku spuštěním funkce Zpětná vazba obchodníkovi

• Tato funkce vytvoří e-mail obchodníkovi – žadateli o výjimku

• Adresa e-mailu bude načtena z číselníku Nákupčí / Prodejce pro obchodníka uvedeného v žádosti

• Adresa e-mailu bude načtena z číselníku Nákupčí / Prodejce pro obchodníka ze žádosti.

• Po zaslaní zpětné vazby obchodníkovi se změní stav žádosti o výjimku na Nahráno do systému

Typy výjimek (Exception Types)

Jednoduchá výjimka (Simple Exception)

• Při zadávání jednoduché výjimky uživatel může zadat jeden nebo více produktů pojištění a zatrhne pole Žádost o sazby.

• Postup je standardní:

  • Nejdříve musí uživatel - obchodník výjimku Vydat

  • Systém odešle zprávu na pojistné oddělení (e-mailová adresa v Nastavení pojištění – E-mail pro zaslání žádosti o výjimku)

  • Pojistné oddělení spustí funkci Zaslat do pojišťovny. Doplní a odešle připravený e-mail s žádostí do pojišťovny

  • Zaznamená odpověď z pojišťovny

    • Souhlas

    • v případě souhlasu vyplní schválenou sazbu a vybranou pojišťovnu

    • spustí funkci Nahrát do systému

    • po vytvoření sazby spustí funkci Zpětná vazba obchodníkovi

  • Nesouhlas

    • systém připraví e-mail na obchodníka z hlavičky žádosti.

Tender (Tender)

• Při zadávání tendru uživatel vytvoří více řádků stejného produktu u různých pojišťoven.

• Je třeba zatrhnout pole Žádost o sazby.

• Postup je opět standardní jako v případě jednoduché výjimky

• Po příchodu odpovědi z pojišťovny uživatel zaznamená schválenou sazbu a vybranou pojišťovnu pouze u řádku, pro který chce sazbu vytvořit.

Výjimka na vinkulace (Pledge Exception)

• Po výběru typu výjimky Výjimka na vinkulace uživatel vybere číslo smlouvy o financování, ke které se výjimka váže

• V tomto případě zákazník žádá dodatečně, smlouva o financování už existuje. Do řádku podformuláře uživatel zadá pojistný produkt, pojistnou sumu a pojišťovnu, ke které se výjimka na vinkulaci vztahuje

• Nové sazby se nevytváří. Po souhlasu uživatel spustí funkci Zpětná vazba obchodníkovi. Protože existuje řádek s produktem, systém upozorní hláškou „Nejsou nahrané všechny žádané sazby. Přesto chcete změnit stav na „Nahraná do systému“?“

  • po kladné odpovědi změní stav žádosti na Nahrána do systému

Výjimka na vstup do pojištění (Entry Insurance Exception)

• Při zadání výjimky typu Výjimka vstupu do pojištění uživatel musí zadat na řádku podformuláře pojistný produkt, pojistnou sumu a pojišťovnu, ke které se výjimka vztahuje

• Na záložce Předmět leasingu je povinný typ předmětu, kategorie a skupina předmětu.

Výjimka na zabezpečení (Security Exception)

• Pokud uživatel vybere typ výjimky Výjimka na zabezpečení, jsou v hlavičce žádosti o výjimku přístupná pole:

  • Požadované zabezpečení

    • Zde uživatel zadá, jaké zabezpečení je vyžadováno

  • Zabezpečení zákazník

    • Zde uživatel eviduje zabezpečení zákazníka

• Do řádku podformuláře uživatel zadá pojistný produkt, pojistnou sumu a pojišťovnu, ke které se výjimka na zabezpečení vztahuje. Proces pokračuje zaznamenáním souhlasu anebo nesouhlasu z pojišťovny. Nové sazby se nevytváří.

• Po souhlasu uživatel spustí funkci Zpětná vazba obchodníkovi a po upozornění změní stav žádosti na stav Nahraná do systému.

Výjimka na spoluúčast (Participation Exception)

Při evidenci výjimky typu Výjimka na spoluúčast uživatel kromě výšky sazby do Podformuláře produktu žádosti zadá:

• Spoluúčast

  • Uživatel vybere jednu z možností

    • Procento + minimální absolutní suma

    • Absolutní suma

    • Jen procento

    • Procento + minimální hodnota procenta

    • Maximální suma

    • Procento + minimální + maximální

Podle volby v poli spoluúčast se zpřístupní následující pole pro zadání hodnot:

• Spoluúčast %

• Spoluúčast ABS

• Spoluúčast MIN

• Spoluúčast MAX

Funkcí nahrát do systému se nastavená spoluúčast – to je obsah těchto polí přenese do vygenerované sazby.